재직증명서·경력증명서란
재직증명서(在職證明書)는 어떤 사람이 발급일 현재 그 회사에 다니고 있다는 사실을 회사가 증명하는 문서이고, 경력증명서(經歷證明書)는 그 사람이 회사에서 언제부터 언제까지 어떤 부서·직위로 어떤 업무를 했는지 증명하는 문서입니다. 근로기준법은 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금 등에 관한 이런 증명서를 사용증명서라는 이름으로 다루며, 근로자가 청구하면 회사가 사실대로 적어 내주도록 정하고 있습니다(제39조).
근로기준법 시행규칙의 별지 서식에는 사용증명서 서식이 없어서, 회사마다 자체 양식을 쓰고 은행·관공서 같은 제출처가 정한 양식이 있으면 그 양식을 따릅니다. 재직증명서는 대출이나 각종 신청 서류에, 경력증명서는 이직할 회사에 경력을 확인시킬 때 주로 냅니다.
이 페이지의 양식은 한 장짜리 일반 양식입니다. 인적 사항·재직(경력) 사항·회사 정보·용도를 표로 정리하고, 그 아래에 증명 문장과 발급일, 회사명과 대표자 직인 자리를 둡니다. 두 증명서는 같은 입력을 함께 쓰므로 위의 탭만 바꾸면 재직증명서와 경력증명서를 모두 만들 수 있습니다.
증명서 쓰는 법
법으로 정한 필수 항목은 없지만, 재직·경력증명서에는 보통 다음 항목이 들어갑니다. 위 작성기에서 칸을 채우면 같은 구성의 A4 문서가 만들어지고, 비워 둔 칸은 손으로 적을 빈칸으로 남아 빈 양식으로 인쇄할 수도 있습니다.
| 항목 | 구분 | 쓰는 요령 |
|---|---|---|
| 성명·생년월일 | 기본 | 인사 기록과 같게 씁니다. 주민등록번호 대신 생년월일을 넣습니다. |
| 주소 | 선택 | 제출처가 요구할 때 씁니다. 비우면 손으로 적을 빈칸으로 남습니다. |
| 소속·직위 | 기본 | 재직증명서는 발급일 현재, 경력증명서는 퇴사 당시의 부서와 직위를 씁니다. |
| 담당 업무 | 기본 | 맡은 업무를 구체적으로 씁니다. 부서를 옮겼다면 줄을 바꿔 기간별로 적습니다. |
| 재직(근무) 기간 | 기본 | 입사일과, 경력증명서라면 퇴사일(마지막 근무일)을 넣습니다. 기간은 ○년 ○개월로 자동 계산됩니다. |
| 용도 | 선택 | 금융기관·관공서·회사 제출용 가운데 고르거나 직접 적습니다. 비워 둘 수도 있습니다. |
| 발급 번호 | 선택 | 회사가 발급 대장에 번호를 매길 때 씁니다. 적으면 문서 맨 위에 들어갑니다. |
| 발급일 | 기본 | 증명서를 내주는 날입니다. 이 양식은 오늘 날짜를 기본으로 넣습니다. |
| 회사 정보·직인 | 기본 | 회사명·대표자·소재지·연락처를 쓰고, 대표자 옆 (인) 자리에 회사 직인을 찍습니다. |
| 비고 | 선택 | 휴직 기간처럼 근로자가 요청한 그 밖의 사항을 적습니다. 적었을 때만 표에 줄이 생깁니다. |
- 부서·직위가 바뀐 경우: 소속·직위 칸에는 발급일 현재(경력증명서는 퇴사 당시) 것을 쓰고, 담당 업무 칸에 줄을 바꿔 "2022. 3.~2024. 2. 영업팀 사원, 국내 영업"처럼 기간별로 적습니다. 고용노동부는 경력증명서의 업무 종류를 가능한 한 자세히 적되 근로자가 요구한 사항 가운데 사실인 부분만 적으면 된다고 답했습니다.
- 증명 문장: 재직증명서는 "위 사람은 현재 당사에 재직하고 있음을 증명합니다.", 경력증명서는 "위 사람은 위 기간 동안 당사에 근무하였음을 증명합니다."를 자동으로 넣습니다. 직접 고친 문장은 그 증명서에만 쓰이고, "자동 문장으로 되돌리기"로 되돌립니다.
- 주민등록번호: 이 양식에는 주민등록번호 칸이 없습니다. 제출처가 꼭 요구하면 DOCX로 내려받아 칸을 더하거나 인쇄한 뒤 손으로 적습니다.
재직 기간 계산 규칙
재직 기간은 입사일과 마지막 날을 모두 근무한 날로 넣어 셉니다. 마지막 날은 재직증명서는 발급일, 경력증명서는 퇴사일입니다. 그래서 퇴사일 칸에는 마지막으로 근무한 날을 넣습니다. 그다음 날을 넣으면 기간이 하루 길게 계산됩니다.
달 수는 민법 제160조의 역(曆)에 의한 계산과 같은 방식으로 셉니다. 입사일에 해당하는 날의 전날까지 근무하면 한 달을 채운 것으로 보고(3월 2일 입사 → 4월 1일까지 1개월, 다음 해 3월 1일까지 1년), 마지막 달에 그 날짜가 없으면(1월 31일 입사 → 2월) 그 달 말일까지 근무하면 한 달을 채운 것으로 봅니다. 한 달이 안 되는 나머지 날은 "○년 ○개월"에서는 버리고, "○년 ○개월 ○일"을 고르면 날수로 보입니다. 기간을 아예 빼려면 "표시 안 함"을 고릅니다.
민법 제160조(역에 의한 계산) ①기간을 주, 월 또는 연으로 정한 때에는 역에 의하여 계산한다.
②주, 월 또는 연의 처음으로부터 기간을 기산하지 아니하는 때에는 최후의 주, 월 또는 연에서 그 기산일에 해당한 날의 전일로 기간이 만료한다.
③월 또는 연으로 정한 경우에 최종의 월에 해당일이 없는 때에는 그 월의 말일로 기간이 만료한다.
| 입사일 ~ 마지막 날 | ○년 ○개월 | ○년 ○개월 ○일 |
|---|---|---|
| 2022. 3. 1. ~ 2026. 8. 31. | 4년 6개월 | 4년 6개월 |
| 2022. 3. 2. ~ 2026. 8. 31. | 4년 5개월 | 4년 5개월 30일 |
| 2022. 3. 2. ~ 2026. 10. 3. | 4년 7개월 | 4년 7개월 2일 |
| 2025. 1. 31. ~ 2025. 2. 28. | 1개월 | 1개월 |
| 2024. 2. 29. ~ 2025. 2. 28. | 1년 | 1년 |
| 2026. 10. 1. ~ 2026. 10. 3. | 1개월 미만 | 3일 |
회사가 수습 기간이나 휴직 기간을 경력에서 어떻게 다루는지에 따라 서류마다 기간이 다를 수 있습니다. 이 작성기는 입사일부터 마지막 날까지 달력 기간 전체를 셉니다. 두 날짜 사이의 날수나 주말을 뺀 출근일수는 근무일수 계산기로 따로 셀 수 있습니다.
근로기준법 제39조 사용증명서
재직·경력증명서의 법적 근거는 근로기준법 제39조입니다. 회사는 근로자가 청구하면 증명서를 내줘야 하고, 그 내용은 사실대로, 근로자가 요구한 사항만 적어야 합니다. 누가 언제까지 청구할 수 있는지는 같은 법 시행령 제19조가 정합니다.
근로기준법 제39조(사용증명서) ① 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다.
② 제1항의 증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다.
근로기준법 시행령 제19조(사용증명서의 청구) 법 제39조제1항에 따라 사용증명서를 청구할 수 있는 자는 계속하여 30일 이상 근무한 근로자로 하되, 청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년 이내로 한다.
- 퇴직한 뒤에도: 다니는 동안은 물론 퇴직한 뒤에도 청구할 수 있습니다. 청구할 수 있는 사람은 계속하여 30일 이상 근무한 근로자이고, 기한은 퇴직 후 3년 이내입니다.
- 사실대로, 즉시: 회사는 청구를 받으면 사실대로 적은 증명서를 바로 내줘야 합니다. 적을 수 있는 사항은 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항입니다.
- 요구한 사항만: 고용노동부는 사용증명서가 근로자의 재취업에 유리한 자료가 되도록 하는 것이 목적이므로 회사가 근로자가 요구하지 않은 사항을 적을 수 없고, 사실과 다른 내용은 적을 의무가 없다고 답했습니다. 이 양식에 퇴사 사유 칸을 두지 않은 이유입니다.
- 위반하면: 제39조를 위반한 회사에는 500만원 이하의 과태료가 부과됩니다(제116조제2항제2호). 상시 4명 이하 사업장에 적용하는 규정을 정한 시행령 별표 1에도 제35조부터 제42조까지가 들어 있어, 작은 사업장도 증명서를 내줘야 합니다.
- 이 양식과의 대응: 재직(근무) 기간이 사용 기간, 담당 업무가 업무 종류, 소속·직위가 지위에 해당합니다. 임금 칸은 두지 않았으므로 근로자가 임금을 적어 달라고 하면 비고 칸에 넣습니다.
발급 전 확인할 것
- 제출처의 양식과 요구 사항: 은행·관공서 등 제출처가 정한 양식이 있으면 그 양식을 씁니다. 주소·발급 번호처럼 꼭 들어가야 하는 항목이 있는지, 발급일로부터 언제까지의 서류를 받는지도 미리 확인합니다.
- 회사 직인: 증명서는 회사가 내주는 문서이므로 대표자 옆 (인) 자리에 회사 직인을 찍습니다. 직인 이미지를 넣어 인쇄할 수도 있지만, 제출처가 도장을 직접 찍은 원본을 요구하면 인쇄한 뒤 날인합니다.
- 근로자가 초안을 만들 때: 근로자가 이 작성기로 초안을 만들어 회사에 확인과 직인을 받는 방식은 괜찮습니다. 회사 동의 없이 회사 명의로 만들어 쓰면 형법 제231조(사문서등의 위조·변조)에 해당할 수 있습니다.
- 회사가 문을 닫았을 때: 근무 이력은 국민건강보험공단의 건강보험 자격득실 확인서(건강보험 취득·상실 이력)나 근로복지공단의 고용보험 자격이력내역서(근로자용)로 확인할 수 있습니다. 둘 다 본인이 발급받으며, 제출처가 경력 증빙으로 받아 주는지는 따로 확인합니다.
인쇄·PDF·DOCX로 저장하기
- 인쇄·PDF 저장: 인쇄 창이 열리면 프린터를 고르거나 "PDF로 저장"을 고릅니다. 용지는 A4, 배율은 100%(기본값)로 두고, 날짜·주소가 찍히지 않게 "머리글과 바닥글"은 끕니다. 설명·버튼·광고는 인쇄되지 않고 증명서만 A4 한 쪽에 나옵니다.
- DOCX 내려받기: 워드(Microsoft Word) 형식 파일로 저장합니다. 화면 미리보기와 같은 내용으로 맑은 고딕 글꼴, A4 용지, 여백 25mm, 표 테두리가 들어가며, 워드에서 열어 칸을 더하거나 문장을 고칠 수 있습니다. 한컴오피스에서는 한워드로 열립니다.
- 직인 이미지: "PNG 넣기"로 고른 이미지는 대표자 옆 (인) 자리에 얹혀 미리보기·인쇄·DOCX에 함께 들어가고, 크기는 작게·보통·크게(13·16·20mm)에서 고릅니다. 회사에서 쓰는 직인을 스캔해 배경을 투명하게 만든 PNG라야 글자와 자연스럽게 겹칩니다. 도장 만들기로 만든 이미지는 인감 효력이 없는 디자인용이라 회사 직인을 대신하지 않습니다.
- 개인정보: 입력한 내용과 직인 이미지는 서버로 보내지 않고 브라우저 안에서만 문서로 만듭니다. 자동 저장하지 않으므로 탭을 닫으면 사라지고, 주민등록번호를 넣는 칸은 두지 않았습니다.
자주 묻는 질문
재직증명서와 경력증명서는 무엇이 다른가요?▾
재직증명서는 발급일 현재 그 회사에 다니고 있다는 사실을, 경력증명서는 입사일부터 퇴사일까지 그 회사에서 어떤 부서·직위로 어떤 업무를 했는지를 증명합니다. 이 작성기는 두 문서를 같은 입력으로 만들고, 재직증명서는 기간을 "입사일 ~ 현재"로, 경력증명서는 "입사일 ~ 퇴사일"로 적습니다.
퇴사한 회사에 경력증명서를 요청할 수 있나요?▾
네. 근로기준법 제39조는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금 등에 관한 증명서를 청구하면 회사가 사실대로 적어 즉시 내주도록 정합니다. 같은 법 시행령 제19조에 따라 청구할 수 있는 사람은 계속하여 30일 이상 근무한 근로자이고, 기한은 퇴직 후 3년 이내입니다.
회사가 경력증명서를 떼 주지 않으면 어떻게 하나요?▾
제39조를 위반한 회사에는 500만원 이하의 과태료가 부과됩니다(근로기준법 제116조제2항제2호). 이 조항은 상시 4명 이하 사업장에도 적용됩니다(시행령 별표 1). 고용노동부는 경력증명서 발급을 두고 노사 간 이견이 있으면 사업장 소재지 관할 지방고용노동관서의 근로감독관에게 상담하거나 진정을 제기하라고 안내합니다.
증명서에 퇴사 사유나 연봉을 꼭 적어야 하나요?▾
아닙니다. 증명서에는 근로자가 요구한 사항만 적어야 합니다(근로기준법 제39조제2항). 고용노동부는 사용증명서가 근로자의 재취업에 유리한 자료가 되도록 하는 것이 목적이므로 회사가 근로자가 요구하지 않은 사항을 적을 수 없고, 사실과 다른 내용은 적을 의무가 없다고 답했습니다. 이 양식에는 퇴사 사유·임금 칸이 없으며, 근로자가 임금 등을 적어 달라고 하면 비고 칸에 넣습니다.
회사가 문을 닫아서 증명서를 받을 수 없으면요?▾
근무 이력은 국민건강보험공단의 건강보험 자격득실 확인서(건강보험 취득·상실 이력)나 근로복지공단의 고용보험 자격이력내역서(근로자용)로 확인할 수 있습니다. 앞의 것은 국민건강보험공단 누리집·모바일 앱·무인민원발급기 등에서, 뒤의 것은 근로복지공단 고용·산재보험 토탈서비스나 지사에서 본인이 발급받습니다. 제출처가 이 서류를 경력 증빙으로 받아 주는지는 제출처에 확인합니다.
근로자가 직접 만들어 내도 되나요?▾
재직·경력증명서는 회사가 사실을 확인해 회사 이름으로 내주는 문서입니다. 근로자가 이 작성기로 초안을 만들어 회사에 확인과 직인을 받는 방식으로는 쓸 수 있지만, 회사 동의 없이 회사 명의로 만들어 제출하면 형법 제231조(사문서등의 위조·변조)에 해당할 수 있고, 같은 조는 5년 이하의 징역 또는 1천만원 이하의 벌금을 정합니다.
워드나 한글에서 고칠 수 있나요?▾
DOCX 내려받기를 누르면 Microsoft Word 형식 파일이 저장되어 워드에서 열어 고칠 수 있습니다. 한컴오피스에서는 DOCX를 한워드로 엽니다. 프로그램마다 글꼴과 줄 간격이 조금 다르게 보일 수 있으니, 고친 뒤에는 인쇄 미리보기로 한 쪽에 들어가는지 확인하세요.
입력한 이름과 생년월일은 어디에 저장되나요?▾
저장하지 않습니다. 입력한 내용은 서버로 보내지 않고 이 브라우저 안에서만 미리보기·인쇄·DOCX로 만들며, 자동 저장도 하지 않아 탭을 닫거나 새로 고치면 사라집니다. 직인 이미지도 브라우저 안에서만 씁니다.
법령은 국가법령정보센터의 현행 근로기준법(제39조·제116조)과 같은 법 시행령(제19조·별표 1)·시행규칙(별지 서식 목록), 민법(제160조), 형법(제231조)을, 사용증명서에 적는 사항은 고용노동부 빠른인터넷상담 답변(경력증명서 발급)과 찾기쉬운 생활법령정보를, 근무 이력 서류는 정부24의 건강보험 자격득실 확인서·고용보험 자격이력내역서(근로자용) 안내를 확인했습니다(2026년 10월 확인). 구체적인 사안은 고용노동부 고객상담센터(국번 없이 1350)에서 상담할 수 있습니다. 증명서 내용은 브라우저 안에서만 문서로 만들며 서버로 전송되지 않습니다.