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엑셀 부분합 하는 방법
부분합은 같은 값끼리 모인 목록에서 그룹마다 요약 행을 넣고, 맨 아래에 전체 요약 행을 추가하는 Excel 기능입니다. 요약 행에는 SUBTOTAL 수식이 들어가므로 원본 값을 고치면 결과도 다시 계산됩니다. 첫 행에 열 제목이 있고 중간에 빈 행이나 빈 열이 없는 목록에서 사용합니다.
- 그룹 기준 열(예: 지역)의 셀을 선택하고 데이터 → 정렬 및 필터에서 오름차순 정렬을 누릅니다.
- 목록 안의 셀을 선택한 채 데이터 → 개요 → 부분합을 누릅니다.
- 그룹화할 항목에서 지역, 사용할 함수에서 합계를 고르고 부분합 계산 항목에서 매출을 체크합니다.
- 확인을 누르면 그룹마다 ‘서울 요약’ 같은 행이, 맨 아래에 ‘총합계’ 행이 삽입됩니다.
부분합 대화 상자 항목
| 항목 | 역할 |
|---|---|
| 그룹화할 항목 | 값이 바뀔 때마다 요약 행을 넣을 기준 열 |
| 사용할 함수 | 합계·개수·평균 등 요약 방식 |
| 부분합 계산 항목 | 요약 값을 넣을 열. 여러 열을 함께 체크할 수 있음 |
| 새로운 값으로 대치 | 기존 부분합을 새 설정으로 바꿈. 해제하면 기존 부분합 안에 중첩 부분합을 추가 |
| 그룹 사이에서 페이지 나누기 | 그룹마다 인쇄 페이지를 나눔 |
| 데이터 아래에 요약 표시 | 체크하면 요약 행이 그룹 아래, 해제하면 그룹 위에 삽입 |
| 모두 제거 | 요약 행과 윤곽, 부분합으로 넣은 페이지 나누기를 제거 |
사용할 함수로 합계를 고르면 요약 행에 =SUBTOTAL(9,C2:C4), 평균은 SUBTOTAL(1, …), 개수는 SUBTOTAL(3, …) 형태의 수식이 들어갑니다. 요약 행 이름도 함수에 따라 ‘서울 요약’, ‘서울 평균’, ‘서울 개수’처럼 달라집니다.
지역 안에서 담당자별로 한 번 더 나누려면 두 열을 함께 정렬하고, 바깥 기준인 지역으로 부분합을 먼저 실행합니다. 다시 부분합을 열어 그룹화할 항목을 담당자로 바꾸고 새로운 값으로 대치를 해제한 뒤 확인을 누르면 중첩 부분합이 추가됩니다.
정렬하지 않으면 그룹이 나뉘는 이유
부분합은 같은 값을 찾아 한곳에 모으는 기능이 아닙니다. 그룹화할 항목 열을 위에서부터 읽다가 값이 바뀌는 지점마다 요약 행을 넣습니다. 지역이 서울, 서울, 부산, 대전, 대전, 서울 순서라면 ‘서울 요약’이 두 번 생기고, 각 행은 서울 매출의 일부만 보여 줍니다.
총합계는 세부 데이터에서 계산되므로 전체 값은 맞지만 그룹별 값이 흩어져 보고서로 쓰기 어렵습니다. 실행한 뒤에 알았다면 모두 제거 → 기준 열 정렬 → 부분합 순서로 다시 실행하세요. 가나다순·여러 기준 정렬 방법은 엑셀 정렬에서 자세히 다룹니다.
윤곽 기호 1·2·3으로 요약만 보기
부분합을 실행하면 행 머리글 왼쪽에 윤곽 기호가 자동으로 생깁니다. 숫자가 클수록 더 안쪽의 세부 수준을 보여 줍니다.
- 1 — 총합계 행만 표시
- 2 — 그룹별 요약 행과 총합계 표시
- 3 — 모든 세부 행까지 표시
- −, + — 요약 행 옆에서 그룹 하나만 접거나 펼치기
접힌 세부 행은 숨겨졌을 뿐 삭제되지 않습니다. 윤곽 기호가 보이지 않으면 Windows용 Excel에서 Ctrl+8로 윤곽 기호를 표시하거나 숨길 수 있습니다.
수준 2 상태에서 요약 행만 다른 곳에 붙여 넣으려면 범위를 선택하고 홈 → 찾기 및 선택 → 이동 옵션에서 ‘화면에 보이는 셀만’을 고른 뒤 복사합니다. Excel은 기본적으로 숨겨진 셀도 함께 복사하므로 이 과정을 건너뛰면 접힌 세부 행까지 붙여 넣어질 수 있습니다.
부분합 제거와 다시 적용
부분합 범위 안의 셀을 선택하고 데이터 → 부분합을 다시 연 뒤 모두 제거를 누릅니다. 요약 행과 총합계 행, 윤곽, 부분합으로 넣은 페이지 나누기가 함께 사라지고 원본 행만 남습니다. 요약 행을 하나씩 행 삭제하는 것보다 깔끔합니다.
모두 제거는 정렬 순서까지 되돌리지는 않습니다. 원래 입력 순서가 필요하다면 부분합 전에 순번 열을 만들어 두었다가 제거한 뒤 그 열로 다시 정렬하세요. 함수나 기준만 바꿀 때는 제거하지 않고 부분합을 열어 설정을 바꾼 다음 ‘새로운 값으로 대치’가 체크된 상태에서 확인을 누르면 됩니다.
SUBTOTAL 함수 구문과 function_num
부분합 메뉴를 쓰지 않고 수식으로 직접 입력할 수도 있습니다. 구문은 =SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2], …)이며, function_num으로 계산 방식을, ref1부터 계산할 범위를 지정합니다.
| 계산 | 숨긴 행 포함 | 숨긴 행 제외 |
|---|---|---|
| AVERAGE | 1 | 101 |
| COUNT | 2 | 102 |
| COUNTA | 3 | 103 |
| MAX | 4 | 104 |
| MIN | 5 | 105 |
| PRODUCT | 6 | 106 |
| STDEV | 7 | 107 |
| STDEVP | 8 | 108 |
| SUM | 9 | 109 |
| VAR | 10 | 110 |
| VARP | 11 | 111 |
- 범위 안에 다른 SUBTOTAL 결과가 있으면 이중 계산을 막기 위해 무시합니다. 요약 행이 섞인 전체 범위를 참조하는 총합계가 올바른 이유입니다.
- 필터 결과에 포함되지 않은 행은 function_num과 관계없이 제외합니다.
- 세로 범위용 함수라서 가로 범위의 열을 숨겨도 결과에 영향을 주지 않습니다.
- 여러 시트를 묶은 3차원 참조를 넣으면 #VALUE! 오류가 납니다.
SUM·SUBTOTAL(9)·SUBTOTAL(109) 차이
| 상황 | SUM | SUBTOTAL(9) | SUBTOTAL(109) |
|---|---|---|---|
| 필터로 걸러진 행 | 포함 | 제외 | 제외 |
| 행 숨기기로 숨긴 행 | 포함 | 포함 | 제외 |
| 범위 안의 SUBTOTAL 결과 | 포함 | 제외 | 제외 |
예시 시트의 매출 전체는 3,530입니다. 지역 필터로 서울만 남기면 SUM은 3,530 그대로이고 SUBTOTAL(9)와 SUBTOTAL(109)는 서울 4건의 합인 1,760을 반환합니다. 필터 없이 이서연(380) 행을 숨기면 SUBTOTAL(9)는 3,530, SUBTOTAL(109)는 3,150입니다.
필터 결과만 더하려면 9와 109 모두 쓸 수 있고, 직접 숨긴 행까지 빼야 할 때 109를 고릅니다. 필터 조건을 거는 방법은 엑셀 필터 설정에서 확인할 수 있습니다. 결과를 비교할 때는 필터와 행 숨기기를 따로 확인하는 편이 해석하기 쉽습니다.
Ctrl+T로 만든 Excel 표에서 테이블 디자인 탭의 요약 행을 켜면 =SUBTOTAL(109,[매출]) 형태의 수식이 자동으로 들어갑니다. 표 필터로 걸러지거나 숨겨진 행을 빼고 보이는 행만 요약하는 방식입니다.
부분합 메뉴가 회색일 때
- 범위가 Ctrl+T로 만든 Excel 표라면 부분합을 사용할 수 없습니다. 표 안의 셀을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 표 → 범위로 변환 → 예를 누른 뒤 다시 실행합니다.
- 범위로 변환하면 색 서식은 남지만 필터 단추 같은 표 기능은 사라집니다.
- 셀 안에 커서가 있다면 Enter 또는 Esc로 편집 상태를 끝냅니다.
- 시트가 보호되어 있으면 행을 삽입할 수 없어 부분합 실행이 막힐 수 있습니다.
표 기능을 유지해야 한다면 부분합 대신 표의 요약 행을 켜거나 피벗 테이블로 요약하는 방법이 있습니다. 표 메뉴 이름은 Excel 버전에 따라 ‘표 디자인’ 또는 ‘테이블 디자인’으로 표시될 수 있습니다.
자주 묻는 질문
엑셀 부분합은 어떻게 하나요?▾
그룹 기준 열을 먼저 오름차순으로 정렬하고 목록 안의 셀을 선택한 뒤 데이터 → 개요 → 부분합을 누릅니다. 그룹화할 항목, 사용할 함수, 부분합 계산 항목을 고르고 확인을 누르면 그룹마다 요약 행이, 맨 아래에 총합계 행이 삽입됩니다.
부분합을 했는데 같은 항목의 요약 행이 여러 번 생겨요.▾
그룹 기준 열을 정렬하지 않은 상태에서 실행했기 때문입니다. 부분합은 같은 값을 찾아 모으지 않고 위에서부터 값이 바뀌는 지점마다 요약 행을 넣습니다. 모두 제거로 부분합을 지운 뒤 해당 열을 정렬하고 다시 실행하세요.
부분합을 없애려면 어떻게 하나요?▾
부분합 범위 안의 셀을 선택하고 데이터 → 부분합을 다시 연 뒤 모두 제거를 누릅니다. 요약 행과 윤곽, 부분합으로 넣은 페이지 나누기가 함께 제거됩니다. 부분합 전에 실행한 정렬 순서는 되돌아가지 않습니다.
SUBTOTAL 9와 109의 차이는 무엇인가요?▾
둘 다 합계를 구하고 필터로 걸러진 행은 제외합니다. 차이는 행 숨기기로 직접 숨긴 행입니다. 9는 숨긴 행의 값을 포함하고, 109는 숨긴 행도 제외해 화면에 보이는 행만 더합니다.
SUBTOTAL 결과가 SUM과 다른 이유는 무엇인가요?▾
필터가 적용되어 있거나 109처럼 숨긴 행을 제외하는 번호를 썼기 때문일 수 있습니다. SUM은 숨김 여부와 관계없이 범위의 숫자를 모두 더합니다. 또 범위 안에 다른 SUBTOTAL 수식이 있으면 SUM은 그 값까지 더하지만 SUBTOTAL은 중복 계산을 피하려고 제외합니다.
부분합 메뉴가 회색으로 비활성화돼요.▾
선택한 범위가 Ctrl+T로 만든 Excel 표이면 부분합을 사용할 수 없습니다. 표 안의 셀을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 표 → 범위로 변환을 실행한 뒤 다시 시도하세요. 셀을 편집 중이라면 Enter나 Esc로 먼저 편집을 끝냅니다.
부분합 요약 행만 복사할 수 있나요?▾
윤곽 기호 2를 눌러 요약 행만 표시한 뒤 범위를 선택하고 홈 → 찾기 및 선택 → 이동 옵션에서 화면에 보이는 셀만을 고른 다음 복사합니다. 그대로 복사하면 접혀 있는 세부 행까지 함께 붙여 넣어질 수 있습니다.
이 페이지는 Microsoft Support의 SUBTOTAL 함수, 부분합 삽입·제거, Excel 표의 부분합 제한, 윤곽 설정, 표 요약 행, 보이는 셀만 복사 안내를 기준으로 작성했습니다. 메뉴 이름과 단축키는 Excel 버전·언어·운영체제에 따라 다를 수 있습니다.