시말서·경위서란
시말서(始末書)는 잘못을 저지른 사람이 사건의 경위를 자세히 적은 문서이고, 경위서(經緯書)는 일이 벌어진 경위를 적은 서류입니다(국립국어원 표준국어대사전). 시말(始末)은 처음과 끝을 아울러 이르는 말이며, 표준국어대사전은 사과장·세말서·전말서를 시말서와 같은 뜻의 말로 싣고 있습니다.
두 문서 모두 어떤 일이 언제, 어디서, 어떻게 벌어졌는지를 적는다는 점은 같습니다. 사전 뜻풀이로 보면 시말서는 잘못을 저지른 사람이 쓰는 문서이고, 경위서는 일이 벌어진 과정 자체를 적는 서류입니다. 실제 쓰임은 회사마다 달라서 사건 경위를 보고하는 문서를 시말서라고 부르는 곳도 있고 반성·사죄의 뜻을 담은 문서를 시말서라고 부르는 곳도 있습니다. 대법원도 시말서가 단순히 사건의 경위를 보고하는 데 그치는지, 반성하고 사죄한다는 내용까지 담는지를 나누어 판단했습니다(아래 「시말서에 관한 판례」).
| 구분 | 경위서 | 시말서 |
|---|---|---|
| 한자 | 經緯書 | 始末書 |
| 표준국어대사전 뜻 | 일이 벌어진 경위를 적은 서류 | 잘못을 저지른 사람이 사건의 경위를 자세히 적은 문서 |
| 같은 뜻의 말 | — | 사과장, 세말서, 전말서 |
| 이 작성기의 맺음 문장 | 위와 같이 사건의 경위를 사실대로 작성하여 제출합니다. | 위와 같이 사건의 경위를 사실대로 작성하여 시말서를 제출합니다. (+ 반성·다짐 문장 선택) |
회사에 내는 문서라는 점에서 사직서와 같지만, 사직서가 근로계약을 끝내겠다는 뜻을 밝히는 문서라면 시말서·경위서는 이미 일어난 일을 기록해 보고하는 문서입니다. 이 페이지의 양식은 회사에 다니는 사람이 업무상 사고나 실수가 있었을 때 회사에 내는 경위서·시말서를 기준으로 합니다. 회사 취업규칙이나 내부 규정에 정한 양식이 있으면 그 양식을 먼저 쓰고, 없을 때 이 양식으로 만들어 냅니다.
시말서·경위서 쓰는 법
경위서와 시말서는 일어난 일을 사실대로 전하는 것이 핵심입니다. 표준국어대사전은 보도 기사 등의 문장을 쓸 때 지켜야 하는 기본 원칙으로 육하원칙(누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜)을 풀이하는데, 경위서의 항목도 이 여섯 가지에 맞춰 나누면 빠뜨리는 내용이 줄어듭니다. 위 작성기에서 칸을 채우면 같은 구성의 A4 문서가 만들어지고, 비워 둔 칸은 손으로 적을 빈칸으로 남아 빈 양식으로 인쇄할 수도 있습니다.
| 항목 | 육하원칙 | 쓰는 요령 |
|---|---|---|
| 소속·직위·성명 | 누가 | 작성자 본인입니다. 경위에 다른 사람이 나오면 소속·직위나 맡은 역할로 적습니다. |
| 일시·장소 | 언제·어디서 | 날짜와 시각, 장소를 구체적으로 적습니다. 정확한 시각을 모르면 "14:30경"처럼 "경"을 붙입니다. |
| 경위 | 무엇을·어떻게 | 일어난 일을 시간 순서대로 한 줄에 하나씩 적습니다. 의견이나 추측은 빼고 확인한 사실만 씁니다. |
| 원인 | 왜 | 일이 벌어진 직접적인 이유를 적습니다. 아직 확인하지 못했으면 확인 중이라고 밝힙니다. |
| 결과·피해 | — | 수량·금액·지연 시간처럼 숫자로 확인할 수 있는 것은 숫자로 적습니다. 피해가 없으면 "없음". |
| 조치 및 재발 방지 대책 | — | 이미 한 조치와 앞으로 할 일을 나누고, 무엇을 어떻게 바꾸는지 구체적으로 적습니다. |
| 맺음 문장·제출일·서명 | — | 제출하는 뜻을 밝히는 문장, 실제로 내는 날, 작성자 이름과 (인)입니다. |
| 수신 | — | "○○주식회사 대표이사 귀하"처럼 받는 곳을 씁니다. 회사가 정한 보고 체계가 있으면 따릅니다. |
- 경위는 시간 순서로: 작성기의 경위 칸은 시각과 내용을 한 줄씩 적고, 적은 순서대로 문서 표에 들어갑니다. 순서가 바뀌었으면 줄마다 있는 ↑·↓ 버튼으로 옮기고, 줄은 10줄까지 늘릴 수 있습니다. 내용을 적은 줄만 문서에 들어가며, 모두 비우면 손으로 적을 빈 줄로 인쇄됩니다.
- 사실과 의견 나누기: "~한 것 같다", "아마 ~였을 것이다"처럼 짐작한 내용은 사실과 섞지 않습니다. 짐작이 필요하면 짐작이라고 밝히고, 확인한 사람·자료가 있으면 함께 적습니다.
- 대책은 구체적으로: "앞으로 주의하겠다"보다 "출고 전 전표 대조 체크리스트를 쓴다"처럼 무엇을 바꾸는지가 드러나게 적습니다.
- 맺음 문장: 경위서는 "위와 같이 사건의 경위를 사실대로 작성하여 제출합니다.", 시말서는 "위와 같이 사건의 경위를 사실대로 작성하여 시말서를 제출합니다."로 끝납니다. 시말서에서 반성·다짐 문장을 고르면 "이번 일로 업무에 차질을 빚은 점을 반성하며, 앞으로 같은 일이 되풀이되지 않도록 위의 대책을 지키고 업무에 더욱 주의를 기울이겠습니다."가 덧붙고, 문장은 직접 고칠 수 있습니다.
작성 예시 (물류 출고 수량 누락)
| 일시 | 2026년 10월 2일 14:30경 |
|---|---|
| 장소 | 본사 물류창고 2번 출하장 |
| 경위 | 13:00 ○○상사 출고분 30상자 상차 시작 → 14:30 출고 전표와 수량을 대조하지 않고 차량 출발 → 16:10 거래처에서 2상자 부족 연락을 받음 |
| 원인 | 상차를 마친 뒤 출고 전표와 실제 수량을 대조하는 확인 절차를 건너뜀 |
| 결과·피해 | 거래처 납품 2상자 부족, 다음 날 오전 추가 배송 |
| 조치 및 재발 방지 대책 | 출고 전 전표 대조 체크리스트를 쓰고, 상차 담당과 확인 담당을 나누어 서로 확인함 |
시말서에 관한 판례
회사가 근로자에게 시말서를 내게 할 때 그 시말서에 반성·사죄를 담도록 요구할 수 있는지에 대해 대법원 판례가 있습니다. 대법원 2010. 1. 14. 선고 2009두6605 판결의 판결요지는 다음과 같습니다.
취업규칙에서 사용자가 사고나 비위행위 등을 저지른 근로자에게 시말서를 제출하도록 명령할 수 있다고 규정하는 경우, 그 시말서가 단순히 사건의 경위를 보고하는 데 그치지 않고 더 나아가 근로관계에서 발생한 사고 등에 관하여 ‘자신의 잘못을 반성하고 사죄한다는 내용’이 포함된 사죄문 또는 반성문을 의미하는 것이라면, 이는 헌법이 보장하는 내심의 윤리적 판단에 대한 강제로서 양심의 자유를 침해하는 것이므로, 그러한 취업규칙 규정은 헌법에 위배되어 근로기준법 제96조 제1항에 따라 효력이 없고, 그에 근거한 사용자의 시말서 제출명령은 업무상 정당한 명령으로 볼 수 없다.
- 사안: 한 장애인복지관의 인사규정은 직원이 징계사유에 미치지 않는 경미한 행위를 한 경우 부서장이 "반성의 계기가 되도록 시말서와 함께 주의를 줄 수 있다"고 정하고 있었습니다. 원심은 이 규정의 시말서가 사죄문 또는 반성문을 의미하므로, 근로자가 그 제출명령을 이행하지 않았더라도 징계사유나 징계양정의 가중사유로 삼을 수 없다고 판단했고, 대법원은 이 판단이 정당하다며 상고를 기각했습니다.
- 같은 법리를 따른 판결: 대법원 2014. 6. 26. 선고 2014두35799 판결은 위 판결을 인용하면서, 회사가 요구한 시말서가 사죄와 반성의 내용을 포함한 것이므로 그 명령에 응하지 않은 것은 정당한 징계사유가 될 수 없다고 본 원심 판단을 수긍했습니다. 다만 인정되는 다른 징계사유(음주 상태로 새벽에 회사에 들어와 취침하고 작업한 행위)만으로 한 감급 1월 처분은 재량권의 범위를 벗어나지 않았다고 보아 원심판결을 파기·환송했습니다.
- 판결이 다룬 범위: 두 판결은 시말서가 "단순히 사건의 경위를 보고하는 데 그치지 않고" 반성·사죄 내용을 포함하는 경우를 다룹니다. 사건의 경위만 보고하는 경위서·시말서는 이 판단의 대상과 다릅니다.
대한민국헌법 제19조 모든 국민은 양심의 자유를 가진다.
근로기준법 제96조(단체협약의 준수) ① 취업규칙은 법령이나 해당 사업 또는 사업장에 대하여 적용되는 단체협약과 어긋나서는 아니 된다.
징계와의 관계는 회사 취업규칙이 정합니다. 근로기준법은 상시 10명 이상의 근로자를 사용하는 사용자가 "표창과 제재에 관한 사항"을 취업규칙에 적어 신고하도록 하고(제93조제12호), 정당한 이유 없이 해고·휴직·정직·전직·감봉, 그 밖의 징벌을 하지 못하게 합니다(제23조제1항).
쓸 때 주의할 것
- 회사 양식과 요구 사항 확인: 회사가 정한 양식·항목이 있으면 그것을 따르고, 무엇을 적어 내라는 것인지(사건 경위 보고인지, 반성·사죄인지) 먼저 확인합니다.
- 확인한 사실만: 제출한 문서는 회사 기록으로 남아 나중에 사실관계를 확인하는 자료가 될 수 있습니다. 확인하지 않은 내용은 단정하지 않고, 기억이 불확실한 시각에는 "경"을 붙입니다.
- 다른 사람에 관한 내용: 경위에 다른 직원이나 거래처가 나오면 그 일과 관련된 행동만 적고, 업무와 관계없는 개인 정보나 감정적인 평가는 넣지 않습니다.
- 반성·다짐 문장: 시말서 탭의 반성·다짐 문장은 넣을지 직접 고릅니다. 넣지 않으면 경위를 사실대로 작성해 제출한다는 문장으로 끝납니다.
- 사본 보관: 낸 문서의 사본이나 파일을 보관해 두면 언제, 어떤 내용으로 냈는지 나중에 확인할 수 있습니다.
인쇄·PDF·DOCX로 저장하기
- 인쇄·PDF 저장: 인쇄 창이 열리면 프린터를 고르거나 "PDF로 저장"을 고릅니다. 용지는 A4, 배율은 100%(기본값)로 두고, 날짜·주소가 찍히지 않게 "머리글과 바닥글"은 끕니다. 설명·버튼·광고는 인쇄되지 않고 경위서·시말서만 A4에 나옵니다. 경위나 원인을 길게 적어 한 쪽을 넘으면 미리보기에 쪽수와 점선이 나옵니다.
- DOCX 내려받기: 워드(Microsoft Word) 형식 파일로 저장합니다. 화면 미리보기와 같은 내용으로 맑은 고딕 글꼴, A4 용지, 여백 25mm, 표 테두리가 들어가며, 워드에서 열어 문장을 더 고칠 수 있습니다. 한컴오피스에서는 한워드로 열립니다.
- 도장·서명 이미지: "PNG 넣기"로 고른 이미지는 작성자 이름 옆 (인) 자리에 얹혀 미리보기·인쇄·DOCX에 함께 들어가고, 크기는 작게·보통·크게(13·16·20mm)에서 고릅니다. 배경이 투명한 PNG라야 (인) 글자와 자연스럽게 겹칩니다. 도장 이미지가 없다면 도장 만들기에서 투명 배경 PNG를 만들 수 있지만, 이런 이미지는 인감 효력이 없는 디자인용입니다.
- 개인정보: 입력한 내용과 도장 이미지는 서버로 보내지 않고 브라우저 안에서만 문서로 만듭니다. 자동 저장하지 않으므로 탭을 닫으면 사라지고, 주민등록번호처럼 경위서·시말서에 필요 없는 정보를 넣는 칸은 두지 않았습니다.
자주 묻는 질문
시말서와 경위서는 무엇이 다른가요?▾
표준국어대사전은 시말서를 "잘못을 저지른 사람이 사건의 경위를 자세히 적은 문서", 경위서를 "일이 벌어진 경위를 적은 서류"로 풀이합니다. 둘 다 일이 벌어진 과정을 적지만, 시말서는 잘못을 저지른 사람이 쓰는 문서라는 뜻이 들어 있습니다. 실제 쓰임은 회사마다 달라서 경위 보고서를 시말서라고 부르는 곳도 있습니다. 이 작성기는 같은 항목으로 두 문서를 만들고, 시말서에만 반성·다짐 문장을 선택해 넣습니다.
시말서에 반성문을 꼭 써야 하나요?▾
사전 뜻만으로 반성·사죄 문장이 꼭 들어가야 하는 것은 아닙니다. 대법원은 취업규칙에 따른 시말서가 단순히 사건의 경위를 보고하는 데 그치지 않고 자신의 잘못을 반성하고 사죄한다는 내용을 포함하는 사죄문·반성문을 의미한다면, 이는 양심의 자유를 침해해 그러한 취업규칙 규정은 효력이 없고, 그에 근거한 제출명령은 업무상 정당한 명령으로 볼 수 없다고 판단했습니다(대법원 2010. 1. 14. 선고 2009두6605 판결). 이 작성기는 반성·다짐 문장을 넣을지 직접 고르게 했습니다.
회사가 시말서를 내라고 하면 꼭 내야 하나요?▾
판례가 업무상 정당한 명령으로 볼 수 없다고 한 것은 반성·사죄 내용을 담은 시말서의 제출명령입니다. 대법원 2014. 6. 26. 선고 2014두35799 판결은 회사가 요구한 시말서가 사죄와 반성의 내용을 포함한 것이라면 그 명령에 따르지 않은 것을 정당한 징계사유로 볼 수 없다고 한 원심 판단을 수긍했습니다. 사건의 경위만 보고하라는 요구는 이 판례들이 다룬 경우와 다르므로, 회사가 무엇을 요구하는지 먼저 확인합니다. 구체적인 사안은 고용노동부 고객상담센터(국번 없이 1350)에서 상담할 수 있습니다.
시말서를 내면 징계를 받은 것인가요?▾
시말서와 징계의 관계는 회사 취업규칙이 정합니다. 근로기준법은 상시 10명 이상의 근로자를 사용하는 회사가 표창과 제재에 관한 사항을 취업규칙에 적도록 하고(제93조제12호), 정당한 이유 없는 징벌을 금지합니다(제23조제1항). 2009두6605 사건의 인사규정은 징계사유에 미치지 않는 경미한 행위에 대해 시말서와 함께 주의를 줄 수 있다고 정해 두었습니다.
사고 경위서도 이 양식으로 쓸 수 있나요?▾
회사에 내는 업무상 사고·실수·분실 등의 경위서라면 이 양식으로 쓸 수 있습니다. 일시·장소, 시간 순서 경위(최대 10줄), 원인, 결과·피해, 조치 및 재발 방지 대책을 차례로 적습니다. 보험사·공공기관처럼 받는 곳이 서식을 정해 둔 경우에는 그 서식을 씁니다.
워드나 한글에서 고칠 수 있나요?▾
DOCX 내려받기를 누르면 Microsoft Word 형식 파일이 저장되어 워드에서 열어 고칠 수 있습니다. 한컴오피스에서는 DOCX를 한워드로 엽니다. 프로그램마다 글꼴과 줄 간격이 조금 다르게 보일 수 있으니, 고친 뒤에는 인쇄 미리보기로 쪽수를 확인하세요.
입력한 내용은 어디에 저장되나요?▾
저장하지 않습니다. 입력한 내용은 서버로 보내지 않고 이 브라우저 안에서만 미리보기·인쇄·DOCX로 만들며, 자동 저장도 하지 않아 탭을 닫거나 새로 고치면 사라집니다. 도장 이미지도 브라우저 안에서만 씁니다.
낱말 뜻은 국립국어원 표준국어대사전의 「시말서」·「경위서」·「시말」·「사과장」·「전말서」·「육하원칙」 표제어를, 판례는 국가법령정보센터의 대법원 2010. 1. 14. 선고 2009두6605 판결과 대법원 2014. 6. 26. 선고 2014두35799 판결 원문을, 법령은 국가법령정보센터의 현행 대한민국헌법(제19조)과 근로기준법(제23조·제93조·제96조)을 확인했습니다(2026년 10월 확인). 구체적인 사안은 고용노동부 고객상담센터(국번 없이 1350)에서 상담할 수 있습니다. 입력한 내용은 브라우저 안에서만 문서로 만들며 서버로 전송되지 않습니다.