지출결의서란
지출결의서(支出決議書)는 회사나 단체가 돈을 지급하기 전이나 지급한 뒤에 무엇에, 얼마를, 누구에게 지급하는지 적어 결재권자의 결재를 받는 내부 문서입니다. 표준국어대사전에 한 낱말로 올라 있지는 않지만, 지출은 "어떤 목적을 위하여 돈을 지급하는 일", 결의는 "의논하여 결정함. 또는 그런 결정"을 뜻하므로 말 그대로 돈을 지급하기로 정한 내용을 적은 문서입니다. 회사에 따라 지출품의서, 경비 청구서처럼 다른 이름과 칸 구성을 쓰기도 합니다.
| 낱말 | 한자 | 표준국어대사전 뜻 |
|---|---|---|
| 지출 | 支出 | 어떤 목적을 위하여 돈을 지급하는 일 |
| 결의 | 決議 | 의논하여 결정함. 또는 그런 결정 |
| 결재 | 決裁 | 결정할 권한이 있는 상관이 부하가 제출한 안건을 검토하여 허가하거나 승인함 |
| 적요 | 摘要 | 요점을 뽑아 적음. 또는 그 기록 |
| 증빙 | 證憑 | 신빙성 있는 증거로 삼음. 또는 그 증거 |
이 페이지의 양식은 회사·단체에서 쓰는 일반적인 지출결의서를 기준으로 합니다. 학교·공공기관처럼 회계 규정이 서식을 정해 둔 곳은 그 서식을 쓰고, 정해진 서식이 없을 때 이 양식으로 만듭니다.
지출결의서 쓰는 법
지출결의서는 결재하는 사람이 첨부한 증빙과 맞춰 보며 읽는 문서입니다. 위 작성기에서 칸을 채우면 아래 구성의 A4 문서가 만들어지고, 지출 내역 표는 손으로 더 적을 수 있게 8줄까지 빈 줄을 채웁니다. 작성자·제목·지출 내역을 모두 비우면 제목·비고 칸까지 들어간 빈 양식으로 인쇄할 수 있습니다.
| 항목 | 쓰는 요령 |
|---|---|
| 결재란 | 결재할 사람의 직위를 결재 순서대로 왼쪽부터 적습니다. 아래 빈칸에 도장이나 서명을 받습니다. |
| 부서·작성자·작성일 | 돈을 쓴(쓸) 부서와 결의서를 쓴 사람, 쓴 날입니다. |
| 제목 | "10월 고객 미팅 경비"처럼 무엇에 쓴 돈인지 한눈에 알 수 있게 적습니다. |
| 합계 금액 | 지출 내역의 금액을 더해 한글과 숫자로 함께 적습니다. 작성기가 자동으로 계산합니다. |
| 지출 내역 | 한 줄에 한 건씩 일자, 항목(회사가 쓰는 계정과목 등 분류), 적요(무엇에 왜 썼는지), 금액, 증빙 종류를 적습니다. |
| 지급 방법·지급처 | 계좌 이체·법인카드·현금 가운데 무엇으로 누구에게 주는지, 계좌 이체라면 입금 계좌를 적습니다. |
| 첨부 증빙 | 함께 내는 영수증·세금계산서 등을 "카드 매출전표 2부"처럼 이름과 부수로 적습니다. |
| 비고 | 출장 보고서 별도 제출처럼 결재하는 사람이 알아야 할 내용을 적습니다. |
- 합계는 한글과 숫자로: 작성기는 "금 일십육만이천육백원정 (₩162,600)"처럼 합계를 한글과 숫자로 함께 적습니다. 다른 금액을 한글로 바꿔 적어야 하면 숫자 한글 변환기를 씁니다.
- 적요는 구체적으로: "식대"보다 "고객사 미팅 다과 (4명)"처럼 무엇에, 왜, 몇 명이 썼는지가 드러나게 씁니다.
- 증빙 종류: 증빙 칸에는 세금계산서, 계산서, 카드 매출전표, 현금영수증, 간이영수증, 거래명세서, 기타 같은 추천 목록이 뜨고 직접 적을 수도 있습니다. "지출 내역의 증빙으로 채우기"를 누르면 증빙 종류를 세어 첨부 증빙 칸에 "카드 매출전표 2부"처럼 채웁니다.
- 맺음 문장: 문서 끝에 "위와 같이 지출하고자 하오니 결재하여 주시기 바랍니다."가 들어가고, 그 아래 작성자 이름과 (인) 자리가 놓입니다.
항목·적요 예시
| 항목(예) | 적요 예시 | 증빙 예시 |
|---|---|---|
| 여비교통비 | 부산 고객사 방문 KTX 왕복 (서울~부산) | 카드 매출전표 |
| 회의비 | 고객사 미팅 다과 (4명) | 현금영수증 |
| 소모품비 | 발표 자료 인쇄·제본 20부 | 카드 매출전표 |
| 복리후생비 | 10월 팀 회식 (8명) | 카드 매출전표 |
| 지급수수료 | 홈페이지 유지보수 10월분 | 세금계산서 |
항목 이름(계정과목)은 회사마다 다르므로 회사가 쓰는 분류를 따릅니다. 위 표는 적요를 쓰는 방식을 보여 주는 예입니다.
결재란 고치기
결재란은 문서를 검토하고 승인할 사람의 직위를 결재 순서대로 적고, 그 아래에 도장이나 서명을 받는 칸입니다. 작성기는 "담당 · 팀장 · 부장 · 대표" 4칸으로 시작하며, 직위 이름을 고치거나 칸을 1~5개로 늘리고 줄일 수 있습니다. 칸이 많아지면 칸 폭이 조금씩 좁아지고, 결재란 왼쪽의 부서·작성자·작성일 칸은 남은 폭을 씁니다.
| 조직 | 결재 칸 (왼쪽부터) |
|---|---|
| 예: 작은 회사 | 담당 · 대표 |
| 예: 팀 단위 | 담당 · 팀장 · 대표 |
| 예: 부서가 여럿 | 담당 · 팀장 · 부장 · 대표 |
| 예: 단계가 많은 곳 | 담당 · 과장 · 차장 · 부장 · 대표이사 |
결재 칸 아래 도장 자리는 비워 둔 채 인쇄되므로, 인쇄한 뒤 결재하는 사람이 차례로 날인하거나 서명합니다. 작성기에서 넣는 도장·서명 이미지는 문서 끝 작성자 (인) 자리에만 들어갑니다. 직위를 비워 두면 그 칸은 손으로 적을 빈칸이 됩니다.
증빙 서류와 세법
법인세법 제116조는 법인이 사업과 관련된 모든 거래의 증명서류를 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관하게 하고, 시행령이 정하는 사업자에게서 재화나 용역을 공급받고 대가를 지급할 때는 신용카드 매출전표·현금영수증·세금계산서·계산서 가운데 하나를 받아 보관하도록 정합니다. 같은 법 시행령 제158조제2항은 건당 거래금액(부가가치세 포함)이 3만 원 이하인 경우 등을 이 의무의 예외로 두며, 받아야 할 증명서류를 받지 않거나 사실과 다른 증명서류를 받으면 법인세법 제75조의5가 정한 가산세(그 금액의 100분의 2) 대상이 될 수 있습니다. 개인사업자는 소득세법 제160조의2와 같은 법 시행령 제208조의2가 같은 취지로 정합니다.
법인세법 시행령 제158조 ② 법 제116조제2항 각 호 외의 부분 단서에서 "대통령령으로 정하는 경우"란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우를 말한다. 1. 공급받은 재화 또는 용역의 건당 거래금액(부가가치세를 포함한다)이 3만원 이하인 경우
작성기의 증빙 추천 목록에 있는 간이영수증·거래명세서는 위 네 가지 증명서류에 들지 않습니다. 거래처에서 받은 견적서·거래명세서를 참고 자료로 함께 붙이기도 하며, 직접 만들어야 하면 견적서·거래명세서 양식에서 만들 수 있습니다. 회사의 경비 규정과 세무 처리 기준은 회계·세무 담당자에게 확인합니다.
주의할 것
- 증빙과 금액 맞추기: 지출 내역의 금액과 첨부한 증빙의 금액이 같은지 올리기 전에 확인합니다. 한 증빙을 두 번 청구하지 않도록 한 건은 한 줄에만 적습니다.
- 3만 원 기준은 건당 금액: 시행령 제158조제2항제1호의 3만 원은 부가가치세를 포함한 건당 거래금액입니다.
- 결재 뒤 바뀐 내용: 결재를 받은 뒤 금액이나 지급처가 바뀌면 고친 문서로 다시 결재를 받습니다.
- 계좌번호는 필요할 때만: 법인카드·현금으로 지급하고 계좌 칸을 모두 비우면 문서에서 입금 계좌 줄이 빠집니다.
인쇄·PDF·DOCX로 저장하기
- 인쇄·PDF 저장: 인쇄 창이 열리면 프린터를 고르거나 "PDF로 저장"을 고릅니다. 용지는 A4, 배율은 100%(기본값)로 두고, 날짜·주소가 찍히지 않게 "머리글과 바닥글"은 끕니다. 설명·버튼·광고는 인쇄되지 않고 지출결의서만 A4에 나옵니다. 지출 내역은 20줄까지 넣을 수 있고, 줄이 많아 한 쪽을 넘으면 미리보기에 쪽수와 점선이 나옵니다.
- DOCX 내려받기: 워드(Microsoft Word) 형식 파일로 저장합니다. 화면 미리보기와 같은 내용으로 맑은 고딕 글꼴, A4 용지, 여백 25mm, 표 테두리가 들어가며, 워드에서 열어 더 고칠 수 있습니다. 한컴오피스에서는 한워드로 열립니다.
- 도장·서명 이미지: "PNG 넣기"로 고른 이미지는 작성자 이름 옆 (인) 자리에 얹혀 미리보기·인쇄·DOCX에 함께 들어가고, 크기는 작게·보통·크게(13·16·20mm)에서 고릅니다. 도장 이미지가 없다면 온라인 도장 만들기에서 투명 배경 PNG를 만들 수 있지만, 이런 이미지는 인감 효력이 없는 디자인용입니다.
- 개인정보: 입력한 내용과 도장 이미지는 서버로 보내지 않고 브라우저 안에서만 문서로 만듭니다. 자동 저장하지 않으므로 탭을 닫으면 사라지고, 주민등록번호처럼 지출결의서에 필요 없는 정보를 넣는 칸은 두지 않았습니다.
자주 묻는 질문
지출결의서와 품의서는 무엇이 다른가요?▾
품의(稟議)는 표준국어대사전에서 "웃어른이나 상사에게 말이나 글로 여쭈어 의논함"을 뜻합니다. 회사에 따라 물건을 사거나 계약하기 전에 품의서로 먼저 승인을 받고 실제로 돈을 내줄 때 지출결의서를 올리기도 하고, 두 가지를 한 문서로 처리하기도 합니다. 어떤 문서를 언제 올리는지는 회사의 결재 규정을 따릅니다.
결재란 칸 수와 직위는 어떻게 바꾸나요?▾
작성기 맨 위 결재란에서 직위 이름을 고치고, "+ 결재 칸 추가"로 최대 5칸까지 늘리거나 ✕로 뺄 수 있습니다. 칸이 많아지면 칸 폭이 조금씩 좁아지고, 직위를 비우면 손으로 적을 빈칸이 됩니다. 결재 칸 아래는 도장이나 서명을 받는 자리라 비워 둔 채 인쇄됩니다.
3만 원 이하 지출도 영수증이 필요한가요?▾
법인세법 시행령 제158조제2항제1호는 건당 거래금액(부가가치세 포함)이 3만 원 이하인 경우를 신용카드 매출전표·현금영수증·세금계산서·계산서를 받아 보관해야 하는 의무의 예외로 둡니다. 다만 법인세법 제116조제1항은 사업과 관련된 모든 거래에 관한 증명서류를 작성하거나 받아서 보관하도록 하므로, 간이영수증처럼 거래 사실을 보여 주는 자료는 남겨 둡니다. 회사 규정이 따로 있으면 그 규정을 따릅니다.
합계 금액은 왜 한글로도 쓰나요?▾
숫자만 적으면 0을 덧붙이는 식으로 고치기 쉬워서, 금액이 중요한 문서는 "금 일십육만이천육백원정 (₩162,600)"처럼 한글과 숫자를 함께 적곤 합니다. 작성기는 지출 내역의 금액을 더한 합계를 한글과 숫자로 자동으로 적고, 앞에 "금", 끝에 "원정"을 붙입니다.
결재와 결제, 어느 쪽이 맞나요?▾
결재란은 "결재"로 씁니다. 표준국어대사전에서 결재(決裁)는 "결정할 권한이 있는 상관이 부하가 제출한 안건을 검토하여 허가하거나 승인함"이고, 결제(決濟)는 "일을 처리하여 끝을 냄"을 첫 뜻으로 하는 다른 낱말입니다. 지출결의서는 상관의 승인을 받는 문서이므로 "결재를 받는다"고 씁니다.
지출결의서는 얼마나 보관해야 하나요?▾
세법이 보관 기간을 정한 것은 영수증·세금계산서 같은 증명서류입니다. 법인세법 제116조제1항은 법인이 거래 증명서류를 법인세 신고기한이 지난 날부터 5년간, 소득세법 제160조의2제1항은 필요경비를 계산하려는 사업자 등이 증명서류를 확정신고기간 종료일부터 5년간 보관하도록 합니다(결손금 공제 등 예외가 있습니다). 지출결의서 자체의 보관 기간은 회사 규정을 따르며, 증빙과 함께 묶어 두면 찾기 쉽습니다.
워드나 한글에서 고칠 수 있나요?▾
DOCX 내려받기를 누르면 Microsoft Word 형식 파일이 저장되어 워드에서 열어 고칠 수 있습니다. 한컴오피스에서는 DOCX를 한워드로 엽니다. 프로그램마다 글꼴과 줄 간격이 조금 다르게 보일 수 있으니, 고친 뒤에는 인쇄 미리보기로 쪽수를 확인하세요.
입력한 내용은 어디에 저장되나요?▾
저장하지 않습니다. 입력한 내용은 서버로 보내지 않고 이 브라우저 안에서만 미리보기·인쇄·DOCX로 만들며, 자동 저장도 하지 않아 탭을 닫거나 새로 고치면 사라집니다. 계좌번호와 도장 이미지도 브라우저 안에서만 씁니다.
낱말 뜻은 국립국어원 표준국어대사전의 「지출」·「결의」·「결재」·「결제」·「적요」·「증빙」·「품의」 표제어를, 법령은 국가법령정보센터의 현행 법인세법(제75조의5, 제116조)과 같은 법 시행령(제158조), 소득세법(제160조의2)과 같은 법 시행령(제208조의2)을 확인했습니다(2026년 10월 확인). 입력한 내용은 브라우저 안에서만 문서로 만들며 서버로 전송되지 않습니다.