발주서란
발주서(發注書)는 물건이나 일을 주문하는 쪽(발주처)이 공급하는 쪽(공급처)에 품목·수량·단가와 납기, 납품 장소, 결제 조건을 적어 보내는 문서입니다. 국립국어원 표준국어대사전은 발주를 "물건을 보내 달라고 주문함. 주로 공사나 용역 따위의 큰 규모의 거래에서 이루어진다."로 풀이하지만, 실무에서는 사무용품·자재·부품처럼 작은 구매에도 발주서를 씁니다. 영어로는 Purchase Order라 하고 줄여서 PO라고도 부릅니다.
발주서는 "이 조건으로 주문한다"는 기록입니다. 전화나 메신저로 주문하면 수량·단가·납기를 서로 다르게 기억하기 쉬운데, 발주서를 보내 두면 공급처가 같은 내용을 보고 물건을 준비하고, 나중에 거래명세서·세금계산서·대금이 맞는지 맞춰 볼 기준이 됩니다.
발주서 쓰는 법
위 작성기에서 칸을 채우면 다음 항목이 A4 한 장에 배치됩니다. 문서는 "아래와 같이 발주합니다." 한 줄과 합계 금액, 품목 표, 조건 표, 서명 순서이고, 비워 둔 칸은 손으로 적을 빈칸으로 남으므로 아무것도 넣지 않고 인쇄하면 빈 양식이 됩니다.
| 항목 | 쓰는 요령 |
|---|---|
| 발주일·번호 | 발주서를 보내는 날과, 회사에서 매기는 발주 번호(선택)입니다. 오늘 날짜가 기본입니다. |
| 공급처 | 주문을 받을 곳의 상호를 적으면 "○○ 귀하"로 들어가고, 담당자와 연락처는 "담당·연락처" 칸에 함께 적힙니다. |
| 발주처 | 주문하는 쪽의 상호·대표자·사업자등록번호·주소·담당자·연락처입니다. 사업자등록번호는 숫자 10자리인지 봅니다. |
| 품목 | 품명·규격·수량·단가·비고를 한 줄씩 적습니다(30개까지). 수량은 소수 셋째 자리, 단가는 둘째 자리까지 받습니다. |
| 합계 금액 | "금 오만칠천사백이십원정 (₩57,420)"처럼 한글과 숫자로 함께 적습니다. |
| 납기일·납품 장소 | 물건을 받을 날과 곳입니다. 창고 위치, 받는 사람처럼 배송하는 사람이 찾아올 수 있게 적습니다. |
| 결제 조건 | 언제 어떻게 대금을 치를지 적습니다. 칸을 누르면 자주 쓰는 예시가 나옵니다. |
| 특기 사항 | 견적서 번호, 포장·검수 방법, 거래명세서 동봉처럼 공급처가 알아야 할 것을 적습니다. |
| 서명 | 발주처 대표자 (인) 자리와, 선택하면 공급처가 확인 서명할 줄이 들어갑니다. |
- 견적서와 맞추기: 견적서를 받고 주문하는 것이라면 품명·규격·단가를 견적서와 같게 적고, 특기 사항에 견적서 번호나 날짜를 적어 두면 어느 견적에 따른 주문인지 분명해집니다.
- 규격: 크기·용량·모델명·색처럼 같은 품명을 구별하는 정보입니다. 규격이 빠지면 다른 물건이 오기 쉬우니 공급처 카탈로그의 표기를 그대로 옮깁니다.
- 납기와 납품 장소: 날짜만이 아니라 받는 곳(창고·현장·층)과 받을 사람을 함께 적으면 배송 착오를 줄입니다.
- 이하 여백: 품목을 다 적고 남은 빈 줄에 다른 품목을 덧붙이지 못하도록 마지막 품목 아래에 "이하 여백"을 넣습니다. 작성기는 이것을 기본으로 넣고, 체크를 풀면 뺍니다.
거래 단계별 문서
물건을 사고파는 거래는 보통 아래 순서로 문서가 오갑니다. 회사나 거래처에 따라 일부를 생략하거나 합치기도 합니다. 거래 전에 공급처가 보내는 견적서·거래명세서는 같은 품목 표를 쓰는 작성기로 만들 수 있습니다.
| 문서 | 보내는 쪽 → 받는 쪽 | 하는 일 |
|---|---|---|
| 견적서 | 공급하는 쪽 → 주문하는 쪽 | 거래 전에 품목·가격·조건을 미리 알림 |
| 발주서 | 주문하는 쪽 → 공급하는 쪽 | 사기로 정한 품목·수량·단가와 납기·결제 조건으로 주문 |
| 거래명세서 | 공급하는 쪽 → 주문하는 쪽 | 물건을 넘기거나 일을 마칠 때 실제 거래 내역을 확인 |
| 세금계산서 | 공급하는 사업자 → 공급받는 자 | 부가가치세법이 정한 사항을 적어 발급(전자세금계산서는 국세청 전송) |
| 청구서 | 공급하는 쪽 → 주문하는 쪽 | 받을 대금과 입금 계좌·지급 기한을 알림 |
공급가액·세액 계산
품목 계산은 견적서·거래명세서 작성기와 같은 규칙입니다. 부가가치세 세율은 10%이고(부가가치세법 제30조), 단가에 부가세가 들어 있으면 금액의 110분의 10이 세액입니다. 공급가액과 세액은 품목 줄마다 계산해 더하고, 원 미만은 기본으로 버리며 반올림으로 바꿀 수 있습니다. 예시는 수량 12, 단가 4,350원(버림)입니다.
| 부가세 방식 | 계산 | 예시 (공급가액 + 세액 = 합계) |
|---|---|---|
| 별도 (10% 더하기) | 공급가액 = 수량 × 단가, 세액 = 공급가액 × 10% | 52,200 + 5,220 = 57,420 |
| 단가에 포함 | 합계 = 수량 × 단가, 세액 = 합계 × 10/110, 공급가액 = 합계 − 세액 | 47,455 + 4,745 = 52,200 |
| 면세 | 공급가액 = 수량 × 단가, 세액 없음 | 52,200 + 0 = 52,200 |
부가가치세법 제30조(세율) 부가가치세의 세율은 10퍼센트로 한다.
보내기 전 확인할 것
- 부가세 포함 여부: 합계 금액 칸에는 "(부가세 포함)" 또는 "(면세)"가 붙고, 단가에 포함을 고르면 단가 열 머리에 "(VAT 포함)"이 붙습니다. 공급처가 견적한 방식과 같은지 확인합니다.
- 한글 합계 금액: 숫자만 적으면 0 하나를 더하거나 고쳐 쓰기 쉬워 금액을 "금 ○○원정"처럼 한글로 함께 적는 경우가 많습니다. 작성기가 넣는 표기는 숫자 한글 변환기의 계약서식과 같은 규칙입니다.
- 세금계산서는 따로: 세금계산서는 재화나 용역을 공급하는 사업자가 공급받는 자에게 발급하는 문서입니다(부가가치세법 제32조). 발주서는 주문하는 쪽이 보내는 문서라 세금계산서를 대신하지 않습니다.
- 하도급 거래: 제조·수리·건설·용역을 하도급으로 맡기는 원사업자는 하도급법 제3조에 따라 법이 정한 사항을 적은 서면을 작업을 시작하기 전까지 수급사업자에게 발급해야 합니다. 발주서가 이 서면이 되려면 아래 사항과 시행령이 정한 사항을 모두 적고 양쪽이 서명 또는 기명날인해야 하므로, 하도급 거래라면 따로 확인합니다.
하도급거래 공정화에 관한 법률 제3조(서면의 발급 및 서류의 보존) ② 제1항의 서면에는 다음 각 호의 사항을 적고 원사업자와 수급사업자가 서명 또는 기명날인하여야 한다.
1. 하도급대금과 그 지급방법 등 하도급계약의 내용
2. 제16조의2제1항에 따른 하도급대금의 조정요건, 방법 및 절차
3. 하도급대금 연동의 대상 목적물등의 명칭, 주요 원재료, 주요 에너지, 조정요건, 기준 지표 및 산식 등 하도급대금 연동에 관한 사항으로서 대통령령으로 정하는 사항
4. 그 밖에 서면에 적어야 할 사항으로서 대통령령으로 정하는 사항
인쇄·PDF·DOCX로 저장하기
- 인쇄·PDF 저장: 인쇄 창이 열리면 프린터를 고르거나 "PDF로 저장"을 고릅니다. 용지는 A4, 배율은 100%(기본값)로 두고, 날짜·주소가 찍히지 않게 "머리글과 바닥글"은 끕니다. 설명·버튼·광고는 인쇄되지 않고 발주서만 나옵니다. 품목이 많아 두 쪽이 되면 미리보기 아래에 쪽 수가 나옵니다.
- DOCX 내려받기: 워드(Microsoft Word) 형식 파일로 저장합니다. 화면 미리보기와 같은 내용으로 맑은 고딕 글꼴, A4 용지, 여백 25mm, 표 테두리가 들어가며, 한컴오피스에서는 한워드로 열립니다. 워드에서는 금액이 다시 계산되지 않으니 숫자는 작성기에서 고칩니다.
- 도장 이미지: "PNG 넣기"로 고른 이미지는 발주처 (인) 자리에 얹혀 미리보기·인쇄·DOCX에 함께 들어갑니다. 공급처 수주 확인란을 넣으면 공급처 도장 자리도 생깁니다. 도장 이미지가 없다면 도장 만들기에서 투명 배경 PNG를 만들 수 있지만, 이런 이미지는 인감 효력이 없는 디자인용입니다.
- 개인정보: 입력한 거래처 정보와 도장 이미지는 서버로 보내지 않고 브라우저 안에서만 문서로 만듭니다. 자동 저장하지 않으므로 탭을 닫으면 사라집니다.
자주 묻는 질문
발주서와 견적서는 무엇이 다른가요?▾
견적서는 공급하는 쪽이 거래하기 전에 품목과 가격, 조건을 미리 적어 보내는 문서이고, 발주서는 주문하는 쪽이 그 가운데 사기로 정한 품목·수량·단가와 납기·납품 장소·결제 조건을 적어 공급처에 보내는 문서입니다. 견적서를 받고 거래처와 가격을 정한 뒤 발주서를 보내는 순서가 흔합니다.
발주서와 주문서는 같은 문서인가요?▾
표준국어대사전은 발주(發注)를 "물건을 보내 달라고 주문함. 주로 공사나 용역 따위의 큰 규모의 거래에서 이루어진다."로, 주문서를 "물품 따위를 주문하는 데 관한 여러 가지 내용을 적은 글이나 문서"로 풀이합니다. 둘 다 주문하는 내용을 적은 문서라 회사마다 이름을 섞어 쓰며, 이 작성기는 제목을 "발주서"로 씁니다.
공급처 수주 확인란은 꼭 넣어야 하나요?▾
선택입니다. 체크하면 서명란 아래에 "위 발주 내용을 확인하고 수주합니다." 문장과 공급처 확인 서명 줄이 들어갑니다. 공급처가 발주서를 받아 확인 서명이나 도장을 해서 돌려보내면 어떤 조건으로 주문을 받았는지 서로 남겨 둘 수 있습니다. 메일로 주고받으며 회신으로 확인한다면 빼도 됩니다.
부가세 별도와 포함은 어떻게 고르나요?▾
공급처와 정한 단가가 부가세를 뺀 금액이면 "별도"를 고릅니다. 공급가액에 10%를 세액으로 더해 합계를 냅니다. 단가에 부가세가 이미 들어 있으면 "단가에 포함"을 고르고, 금액의 110분의 10을 세액으로 나눠 적습니다. 부가가치세가 면제되는 재화·용역이면 "면세"를 고르며, 이때는 세액 열이 빠집니다.
발주서가 세금계산서를 대신하나요?▾
아닙니다. 발주서는 주문하는 쪽이 보내는 문서이고, 세금계산서는 재화나 용역을 공급하는 사업자가 공급받는 자에게 발급하는 문서입니다(부가가치세법 제32조). 이 작성기로 만든 발주서는 국세청에 전송되지 않으며, 세금계산서는 공급처가 따로 발급합니다.
하도급 거래인데 발주서만 보내도 되나요?▾
하도급법 제3조는 원사업자가 수급사업자에게 제조·수리·건설·용역을 위탁할 때 하도급대금과 그 지급방법 등 하도급계약의 내용과 법이 정한 사항을 적고 양쪽이 서명 또는 기명날인한 서면을 작업 시작 전까지 발급하도록 합니다. 발주서 한 장이 이 요건을 채우는지는 법과 시행령이 정한 기재 사항을 모두 담았는지에 달려 있으므로, 하도급 거래라면 그 사항을 따로 확인합니다.
품목이 많으면 어떻게 되나요?▾
품목은 30개까지 넣을 수 있습니다. 품목마다 한 줄에 들어가면 공급처 수주 확인란을 넣었을 때 12개, 뺐을 때 14개 안팎까지 A4 한 쪽에 들어가고, 넘치면 미리보기에 쪽 수와 점선이 나타나며 인쇄·DOCX도 두 쪽이 됩니다. 품목이 적을 때는 표를 빈 줄로 채워 손으로 더 적을 수 있게 하고, 원하면 마지막 품목 아래에 "이하 여백"을 넣습니다.
워드나 한글에서 고칠 수 있나요?▾
DOCX 내려받기를 누르면 Microsoft Word 형식 파일이 저장되어 워드에서 열어 고칠 수 있습니다. 한컴오피스에서는 DOCX를 한워드로 엽니다. 워드에서 수량이나 단가를 고쳐도 금액은 다시 계산되지 않으므로, 숫자를 바꿀 때는 이 작성기에서 고친 뒤 다시 내려받는 편이 정확합니다.
입력한 거래처 정보는 어디에 저장되나요?▾
저장하지 않습니다. 입력한 내용은 서버로 보내지 않고 이 브라우저 안에서만 미리보기·인쇄·DOCX로 만들며, 자동 저장도 하지 않아 탭을 닫거나 새로 고치면 사라집니다. 도장 이미지도 브라우저 안에서만 씁니다.
낱말 뜻은 국립국어원 표준국어대사전의 「발주」·「주문서」 표제어를, 법령은 국가법령정보센터의 현행 부가가치세법(제30조·제32조)과 하도급거래 공정화에 관한 법률(제3조)을 확인했습니다(2026년 10월 확인). 원 미만 끝수 처리는 견적서·거래명세서 작성기와 같은 규칙입니다. 발주서 내용은 브라우저 안에서만 문서로 만들며 서버로 전송되지 않습니다.