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견적서·거래명세서란
견적서(見積書)는 물건을 팔거나 일을 맡기 전에 공급자가 품목·수량·단가·금액과 납기, 유효기간 같은 조건을 미리 적어 상대방에게 보내는 문서입니다. 받는 쪽은 여러 곳의 견적서를 비교해 거래처와 가격을 정합니다. 거래명세서(去來明細書)는 거래명세표라고도 하며, 물건을 넘기거나 일을 마친 뒤 실제로 거래한 품목과 수량·금액을 적어 주고받는 문서입니다. 물건과 함께 건네고 받은 사람이 확인 서명을 하는 경우가 많습니다.
두 문서는 공급자와 공급받는 자, 품목 표, 공급가액·세액·합계라는 뼈대가 같습니다. 그래서 이 작성기는 한 번 넣은 거래처와 품목을 두 문서가 함께 쓰게 했습니다. 견적서를 보내고, 거래가 끝나면 탭을 바꿔 같은 품목으로 거래명세서를 만들면 됩니다. 다만 두 문서 모두 부가가치세법의 세금계산서와는 다른 문서입니다(아래 4절).
견적서·거래명세서 쓰는 법
위 작성기에서 칸을 채우면 다음 항목이 A4 한 장에 배치됩니다. 비워 둔 칸은 손으로 적을 빈칸으로 남으므로, 아무것도 넣지 않고 인쇄하면 빈 양식이 됩니다.
| 항목 | 넣는 곳 | 쓰는 요령 |
|---|---|---|
| 날짜 | 둘 다 | 견적서는 견적일, 거래명세서는 물건을 넘기거나 일을 마친 거래일자를 적습니다. 오늘 날짜가 기본입니다. |
| 번호 | 둘 다(선택) | 견적 번호나 명세서 번호를 매겨 관리한다면 적습니다. 비우면 문서에 나오지 않습니다. |
| 공급자 | 둘 다 | 상호·대표자·사업자등록번호·주소·업태·종목·연락처를 사업자등록증에 적힌 대로 씁니다. |
| 공급받는 자 | 둘 다 | 견적서에는 받는 곳 상호와 연락처가 "○○ 귀하"로 들어가고, 거래명세서에는 공급자와 같은 항목이 나란히 들어갑니다. |
| 유효기간 | 견적서 | 견적 가격을 지킬 기간입니다. 기본 문구는 "견적일로부터 30일"이고 직접 고칠 수 있습니다. |
| 품목 | 둘 다 | 품명·규격·수량·단가·비고를 한 줄씩 적습니다. 수량은 소수 셋째 자리, 단가는 둘째 자리까지 받습니다. |
| 공급가액·세액 | 자동 | 고른 부가세 방식과 끝수 처리로 줄마다 계산하고, 표 아래 합계 행에 더해 적습니다. |
| 합계 금액 | 자동 | "금 일백이십육만사천구백구십팔원정 (₩1,264,998)"처럼 한글과 숫자로 함께 적습니다. |
| 특기 사항·비고 | 선택 | 견적서에는 납기·결제 조건, 거래명세서에는 입금 계좌 같은 것을 적습니다. |
| 도장·서명 | 선택 | 견적서는 공급자 도장, 거래명세서는 공급자 도장과 물건을 받은 인수자 서명 자리가 있습니다. |
- 업태와 종목: 업태는 도소매·제조·서비스처럼 사업의 큰 갈래, 종목은 그 안에서 실제로 파는 품목이나 하는 일입니다. 사업자등록증에 적힌 대로 옮깁니다.
- 규격: 크기·용량·모델명처럼 같은 품명을 구별하는 정보입니다. 일을 통째로 맡는 경우에는 수량 1, 규격 "식"으로 적기도 합니다.
- 이하 여백: 품목을 다 적고 남은 빈 줄에 다른 품목을 덧붙이지 못하도록 마지막 품목 아래에 "이하 여백"을 적는 경우가 많습니다. 작성기는 이것을 기본으로 넣고, 체크를 풀면 뺍니다.
- 보관용 표시: 거래명세서를 두 장 인쇄해 공급자와 공급받는 자가 한 장씩 갖는다면 제목 아래에 "(공급받는자 보관용)", "(공급자 보관용)"을 골라 넣습니다.
공급가액·세액 계산 규칙
공급가액은 부가가치세를 뺀 물건값·용역 대가이고, 세액은 여기에 붙는 부가가치세, 합계는 둘을 더한 금액입니다. 부가가치세 세율은 10%입니다.
부가가치세법 제30조(세율) 부가가치세의 세율은 10퍼센트로 한다.
단가에 부가세가 이미 들어 있으면 그 금액은 공급가액의 110%이므로, 공급가액은 금액의 110분의 100, 세액은 110분의 10입니다. 부가가치세법 제29조제7항도 받은 금액에 부가세가 포함되어 있는지 분명하지 않을 때 같은 비율로 공급가액을 정합니다. 금액 하나를 공급가액과 세액으로 나눠 보기만 하려면 부가세 계산기를 쓰면 됩니다.
제29조(과세표준) ⑦ 사업자가 재화 또는 용역을 공급하고 그 대가로 받은 금액에 부가가치세가 포함되어 있는지가 분명하지 아니한 경우에는 그 대가로 받은 금액에 110분의 100을 곱한 금액을 공급가액으로 한다.
작성기는 고른 부가세 방식에 따라 품목 한 줄을 이렇게 계산합니다. 예시는 수량 3, 단가 33,333원입니다.
| 부가세 방식 | 계산 | 예시 (공급가액 + 세액 = 합계) |
|---|---|---|
| 별도 (10% 더하기) 단가 = 부가세를 뺀 금액 | 공급가액 = 수량 × 단가 세액 = 공급가액 × 10% 합계 = 공급가액 + 세액 | 버림 99,999 + 9,999 = 109,998 반올림 99,999 + 10,000 = 109,999 |
| 단가에 포함 단가 = 부가세가 들어 있는 금액 | 합계 = 수량 × 단가 세액 = 합계 × 10/110 공급가액 = 합계 − 세액 | 버림 90,909 + 9,090 = 99,999 반올림 90,908 + 9,091 = 99,999 |
| 면세 단가 = 부가세 없는 금액 | 공급가액 = 수량 × 단가 세액 없음 (세액 열을 뺀다) 합계 = 공급가액 | 버림 99,999 + 0 = 99,999 반올림 99,999 + 0 = 99,999 |
- 원 미만 끝수: 수량에 소수가 있거나 세액이 나누어떨어지지 않으면 원 미만이 생깁니다. 국세청은 세금계산서의 부가가치세액은 공급가액의 10%를 적는 것이고, 끝수 조정에 따른 실제 청구 금액은 거래 당사자의 약정이나 합의로 정할 사항이라고 회신했습니다(서면인터넷방문상담3팀-254, 2008. 2. 1.; 부가가치세과-381, 2011. 4. 12.). 이 회신에 참고로 붙은 1977년 예규(간세1235-4254)는 관납이 아닌 거래에서 원 미만을 사사오입하도록 권장했습니다. 작성기는 버림을 기본으로 하고 반올림으로 바꿀 수 있으며, 고른 규칙을 수량×단가와 세액 두 곳에 똑같이 씁니다.
- 단가에 포함일 때: 끝수 처리는 세액에 합니다. 금액의 110분의 10을 세액으로 계산해 원 미만을 처리하고, 공급가액은 금액에서 세액을 뺀 값으로 적습니다. 그래서 공급가액과 세액을 더하면 언제나 그 줄의 금액(수량 × 단가)과 같습니다.
- 줄마다 계산: 공급가액과 세액은 품목 줄마다 계산하고, 표 아래 합계는 줄별 금액을 더합니다. 공급가액 합계에 10%를 한 번 곱하는 방식과는 몇 원 다를 수 있습니다. 앞의 국세청 회신도 품목별로 계산한 합계(5,169,916원)와 전체로 계산한 합계(5,169,915원)가 1원 다른 경우에 대한 질의였습니다. 거래처와 맞출 방식이 있으면 그에 따릅니다.
세금계산서와 다른 점
세금계산서는 부가가치세법이 발급 의무와 적을 사항을 정해 둔 문서입니다. 사업자가 재화나 용역을 공급하면 다음 사항을 적은 세금계산서를 공급받는 자에게 발급해야 하고, 부가가치세가 면제되는 공급은 여기서 빠집니다.
제32조(세금계산서 등) ① 사업자가 재화 또는 용역을 공급(부가가치세가 면제되는 재화 또는 용역의 공급은 제외한다)하는 경우에는 다음 각 호의 사항을 적은 계산서(이하 “세금계산서”라 한다)를 그 공급을 받는 자에게 발급하여야 한다.
1. 공급하는 사업자의 등록번호와 성명 또는 명칭
2. 공급받는 자의 등록번호. 다만, 공급받는 자가 사업자가 아니거나 등록한 사업자가 아닌 경우에는 대통령령으로 정하는 고유번호 또는 공급받는 자의 주민등록번호
3. 공급가액과 부가가치세액
4. 작성 연월일
5. 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항
이 작성기로 만든 견적서·거래명세서는 세금계산서나 전자세금계산서를 대신하지 않으며, 국세청에 전송되지도 않습니다. 세금계산서를 발급해야 하는 거래라면 따로 발급합니다. 법인사업자와 직전 연도 사업장별 공급가액(면세공급가액 포함) 합계가 8천만 원 이상인 개인사업자는 전자세금계산서로 발급해야 하고(같은 법 제32조제2항, 시행령 제68조), 개인사업자는 기준 금액 이상이 된 해의 다음 해 제2기 과세기간부터 의무가 생깁니다.
보내기 전 확인할 것
- 사업자등록번호: 국세청 안내에 따르면 사업자등록번호는 10자리(000-00-00000)이고, 가운데 2자리는 개인·법인 구분 코드입니다. 작성기는 숫자 10자리인지만 보고, 실제 등록 여부나 거래처의 휴업·폐업은 홈택스 조회/발급 메뉴의 사업자 상태 조회에서 확인합니다.
- 부가세 포함 여부: 합계 금액 칸에는 "(부가세 포함)" 또는 "(면세)"가 붙고, 단가에 포함을 고르면 단가 열 머리에 "(VAT 포함)"이 붙습니다. 견적 단계에서 부가세를 어떻게 셈했는지 받는 쪽이 알 수 있게 합니다.
- 한글 합계 금액: 숫자만 적으면 0 하나를 더하거나 고쳐 쓰기 쉬워서, 금액은 "금 ○○원정"처럼 한글로 함께 적는 경우가 많습니다. 작성기가 자동으로 넣는 표기는 숫자 한글 변환기의 계약서식과 같은 규칙입니다.
- 날짜와 유효기간: 견적서의 유효기간이 지나면 가격이 바뀔 수 있음을 받는 쪽도 알 수 있게 적고, 거래명세서는 물건을 넘긴 날이나 일을 마친 날을 거래일자로 적습니다.
인쇄·PDF·DOCX로 저장하기
- 인쇄·PDF 저장: 인쇄 창이 열리면 프린터를 고르거나 "PDF로 저장"을 고릅니다. 용지는 A4, 배율은 100%(기본값)로 두고, 날짜·주소가 찍히지 않게 "머리글과 바닥글"은 끕니다. 설명·버튼·광고는 인쇄되지 않고 지금 고른 탭의 문서만 나옵니다. 품목이 많아 두 쪽이 되면 미리보기 아래에 쪽 수가 나옵니다.
- DOCX 내려받기: 워드(Microsoft Word) 형식 파일로 저장합니다. 화면 미리보기와 같은 내용으로 맑은 고딕 글꼴, A4 용지, 여백 25mm, 표 테두리가 들어가며, 한컴오피스에서는 한워드로 열립니다. 워드에서는 금액이 다시 계산되지 않으니 숫자는 작성기에서 고칩니다.
- 도장·서명 이미지: "PNG 넣기"로 고른 이미지는 (인) 자리에 얹혀 미리보기·인쇄·DOCX에 함께 들어갑니다. 견적서에는 공급자 도장, 거래명세서에는 공급자 도장과 인수자 서명 자리가 있습니다. 도장 이미지가 없다면 도장 만들기에서 투명 배경 PNG를 만들 수 있지만, 이런 이미지는 인감 효력이 없는 디자인용입니다.
- 개인정보: 입력한 거래처 정보와 도장 이미지는 서버로 보내지 않고 브라우저 안에서만 문서로 만듭니다. 자동 저장하지 않으므로 탭을 닫으면 사라집니다.
자주 묻는 질문
견적서와 거래명세서는 무엇이 다른가요?▾
견적서는 거래하기 전에 공급자가 품목과 가격, 유효기간 같은 조건을 미리 적어 보내는 문서이고, 거래명세서(거래명세표)는 물건을 넘기거나 일을 마친 뒤 실제로 거래한 품목·수량·금액을 적어 주고받는 문서입니다. 이 작성기는 두 문서가 공급자·공급받는 자·품목을 함께 쓰므로, 견적서를 만든 뒤 탭만 바꾸면 같은 품목으로 거래명세서를 만들 수 있습니다.
부가세 별도와 포함은 어떻게 고르나요?▾
단가를 부가세를 뺀 금액으로 정했다면 "별도"를 고릅니다. 공급가액에 10%를 세액으로 더해 합계를 냅니다. 단가가 이미 부가세를 포함한 금액이면 "단가에 포함"을 고릅니다. 금액의 110분의 10을 세액으로, 나머지를 공급가액으로 나눠 적습니다. 부가가치세가 면제되는 재화·용역이면 "면세"를 고르고, 이때는 세액 열이 빠집니다.
세액이 다른 프로그램과 1원 다르게 나와요.▾
원 미만 끝수를 버리느냐 반올림하느냐, 세액을 품목 줄마다 계산하느냐 합계에서 한 번에 계산하느냐에 따라 1원 단위 차이가 생깁니다. 국세청은 세금계산서의 세액은 공급가액의 10%를 적고 끝수 조정에 따른 실제 청구 금액은 거래 당사자의 약정이나 합의로 정할 일이라고 회신했습니다. 이 작성기는 줄마다 계산해 더하고, 원 미만은 기본으로 버리며 반올림으로 바꿀 수 있습니다.
거래명세서를 세금계산서 대신 써도 되나요?▾
안 됩니다. 이 작성기로 만든 견적서·거래명세서는 부가가치세법 제32조의 세금계산서가 아니고 국세청에 전송되지도 않습니다. 세금계산서를 발급해야 하는 거래라면 따로 발급해야 하며, 법인사업자와 직전 연도 사업장별 공급가액(면세 포함) 합계가 8천만 원 이상인 개인사업자는 전자세금계산서로 발급해야 합니다.
사업자등록번호가 맞는지 확인해 주나요?▾
형식만 봅니다. 숫자 10자리면 000-00-00000 모양으로 적고, 자릿수가 다르면 경고를 띄웁니다. 그 번호가 실제로 등록된 번호인지, 거래처가 휴업·폐업했는지는 확인하지 않으므로 홈택스의 사업자 상태 조회에서 따로 확인합니다.
품목이 많으면 어떻게 되나요?▾
품목은 30개까지 넣을 수 있습니다. 품목마다 한 줄에 들어가면 견적서는 15개, 거래명세서는 13개 안팎까지 A4 한 쪽에 들어가고(공급자·공급받는 자 칸이 두 줄로 늘어나면 줄어듭니다), 넘치면 미리보기에 쪽 수와 점선이 나타나며 인쇄·DOCX도 두 쪽이 됩니다. 품목이 적을 때는 표를 빈 줄로 채워 손으로 더 적을 수 있게 하고, 원하면 마지막 품목 아래에 "이하 여백"을 넣습니다.
워드나 한글에서 고칠 수 있나요?▾
DOCX 내려받기를 누르면 Microsoft Word 형식 파일이 저장되어 워드에서 열어 고칠 수 있습니다. 한컴오피스에서는 DOCX를 한워드로 엽니다. 워드에서 수량이나 단가를 고쳐도 금액은 다시 계산되지 않으므로, 숫자를 바꿀 때는 이 작성기에서 고친 뒤 다시 내려받는 편이 정확합니다.
입력한 거래처 정보는 어디에 저장되나요?▾
저장하지 않습니다. 입력한 내용은 서버로 보내지 않고 이 브라우저 안에서만 미리보기·인쇄·DOCX로 만들며, 자동 저장도 하지 않아 탭을 닫거나 새로 고치면 사라집니다. 도장 이미지도 브라우저 안에서만 씁니다.
법령은 국가법령정보센터의 현행 부가가치세법(제29조·제30조·제32조)과 같은 법 시행령(제68조)을, 원 미만 끝수는 국세법령정보시스템의 국세청 질의회신(서면인터넷방문상담3팀-254, 부가가치세과-381)을, 전자세금계산서 의무 대상은 국세청 「발급의무대상자」 안내를, 사업자등록번호 구성은 국세청 국세상담센터 자주 묻는 질문을 확인했습니다(2026년 10월 확인). 견적서·거래명세서 내용은 브라우저 안에서만 문서로 만들며 서버로 전송되지 않습니다.