비품 관리대장 양식

비품 관리대장은 사무실·교실·매장에 있는 책상, 컴퓨터, 프로젝터 같은 물건을 한 줄에 하나씩 적어 두는 목록입니다. 무엇이 어디에 몇 개 있는지, 언제 얼마에 샀는지, 지금 쓰고 있는지를 한눈에 보려고 씁니다. 이 양식은 직접 만든 일반 양식이며 열은 15개 가운데 고릅니다. 복사지·토너처럼 쓰면 줄어드는 소모품의 들어오고 나간 수량과 남은 수량은 재고 수불부로 따로 관리하세요.

• 찾기: 번호, 관리번호(물건에 붙인 번호), 품명, 규격(모델).
• 수량·금액: 수량, 단위, 구입일, 단가, 금액, 구입처.
• 위치·상태: 사용 부서, 위치, 관리자, 상태, 비고.

번호와 품명은 늘 들어가고, 열 순서는 위 순서로 고정됩니다. 구입처·관리자는 처음에 꺼져 있습니다. 새로 산 비품은 구입할 때 쓴 발주서의 품명·규격을 그대로 옮겨 적으면 나중에 맞춰 보기 쉽습니다.

수량·단가·금액 열을 모두 켜면 엑셀 금액 칸에 수량 × 단가 수식이 들어갑니다. 둘 가운데 하나라도 비면 그 줄의 금액은 빈칸이고, 맨 아래 합계 칸이 금액을 더합니다. 수량이나 단가 열을 끄면 금액은 직접 적는 칸이 되며, 금액 열을 끄면 합계 줄도 없습니다. 수량·단가(직접 적는 금액 포함)에는 0 이상의 정수만 들어가도록 엑셀 입력 제한을 걸어 둡니다.

상태 칸은 목록에서 고릅니다. 기본 목록은 사용 중·보관·수리 중·불용이고, 한 줄에 하나씩 8개까지(항목마다 10자) 고쳐 쓸 수 있습니다. 머리 줄은 화면에서 고정되어 아래로 내려도 보입니다. 비품의 장부 가치를 해마다 나눠 보려면 감가상각 계산기를 따로 쓰세요. 이 대장은 금액을 적어 둘 뿐 감가상각을 계산하지 않습니다.

인쇄는 A4 가로로, 고른 빈 줄 수(10~300줄)만큼 번호를 매긴 빈 줄이 나오고 쪽이 넘어가면 머리 줄이 다시 나옵니다. 제목 아래에는 기관·부서, 관리 책임자, 기준일과 상태 목록이 들어가며, 비운 칸은 손으로 적을 빈칸으로 남습니다. 엑셀도 A4 가로 한 쪽 폭에 맞춰 인쇄되도록 설정해 두었습니다.

「물품관리법 시행규칙」 제35조는 물품관리 표준서식을 별지 서식으로 정하고, 중앙관서가 표준서식 외의 서식이나 바꾼 서식을 쓰려면 미리 조달청장과 협의하도록 합니다. 별지 제9호서식의 이름이 ‘물품관리대장’입니다. 이 페이지의 양식은 그 표준서식이 아니므로, 공공기관에서 쓸 대장이라면 기관이 정해 둔 서식이 있는지 먼저 확인하세요.