청구서(인보이스)란
청구서(請求書)는 물건을 넘기거나 일을 마친 쪽이 받을 대금과 그 내역, 입금 계좌, 지급 기한을 적어 상대방에게 보내는 문서입니다. 국립국어원 표준국어대사전은 청구서를 "청구하는 내용의 문서"로 풀이합니다. 영어 invoice를 그대로 읽어 인보이스라고도 하며, 외주·프리랜서 대금이나 월 단위 유지보수 비용처럼 계약한 일을 마치고 돈을 받을 때 씁니다.
청구서는 "얼마를, 언제까지, 어디로" 보내 달라는 요청이라 받는 쪽 회사의 지급 절차에 맞춰 건명과 내역을 분명하게 적는 것이 좋습니다. 수출입 통관에 쓰는 송품장은 다른 서류로, 관세법 시행령은 송품장을 수입 물품 가격신고 때 내는 과세자료로 정합니다(제15조제5항). 이 작성기는 국내 거래용 한글 청구서를 만듭니다.
청구서 쓰는 법
위 작성기에서 칸을 채우면 다음 항목이 A4 한 장에 배치됩니다. 문서는 "아래와 같이 청구합니다." 한 줄과 청구 금액, 청구 내역 표, 입금 안내 표, 서명 순서이고, 비워 둔 칸은 손으로 적을 빈칸으로 남습니다.
| 항목 | 쓰는 요령 |
|---|---|
| 문서 제목 | 청구서, 대금 청구서, INVOICE(아래에 작게 "청구서") 가운데 고릅니다. 칸 이름은 모두 한글입니다. |
| 청구일·번호 | 청구서를 보내는 날과, 관리용 청구 번호(선택)입니다. 오늘 날짜가 기본입니다. |
| 받는 곳 | 돈을 낼 쪽입니다. 회사라면 담당 부서까지 적으면 "○○ 경영지원팀 귀하"처럼 들어갑니다. |
| 건명 | 무엇에 대한 청구인지 한 줄로 적습니다(예: 10월 홈페이지 유지보수 대금). |
| 청구인 | 돈을 받을 쪽의 상호(개인은 이름)·연락처·이메일입니다. 사업자라면 대표자와 사업자등록번호를 적고, 개인은 비워 둡니다. |
| 청구 내역 | 품명·규격·수량·단가·비고를 한 줄씩 적습니다(30개까지). 한 번에 맡은 일이면 수량 1, 규격 "1식"으로 적기도 합니다. 품목마다 한 줄이면 14개 안팎까지 A4 한 쪽에 들어갑니다. |
| 청구 금액 | "금 일백사십삼만원정 (₩1,430,000)"처럼 한글과 숫자로 함께 적습니다. |
| 지급 기한 | 언제까지 입금해 달라는 날짜입니다. 문서에는 "○년 ○월 ○일까지"로 들어갑니다. |
| 입금 계좌 | 은행·계좌번호·예금주입니다. 예금주가 상호와 다르면 "홍길동(모아디자인)"처럼 함께 적습니다. |
| 비고·서명 | 입금자명 안내 같은 것을 비고에 적고, 청구인 (인) 자리에 서명하거나 도장을 찍습니다. |
- 약정과 맞추기: 계약서나 견적서에서 정한 금액·부가세 방식과 같게 적습니다. 일부만 청구한다면 건명이나 규격에 "1차 중도금", "10월분"처럼 몇 번째 청구인지 밝힙니다.
- 부가세 방식: 단가가 부가세를 뺀 금액이면 "별도", 들어 있으면 "단가에 포함", 부가세를 받지 않는 청구면 "면세·부가세 없음"을 고릅니다. 고른 방식은 청구 금액 칸 이름(부가세 포함·부가세 없음)과 단가 열 머리에 드러납니다.
- 이하 여백: 마지막 품목 아래 빈 줄에 "이하 여백"을 넣어 내역을 덧붙이지 못하게 합니다. 작성기는 이것을 기본으로 넣고, 체크를 풀면 뺍니다.
세금계산서와 다른 점
세금계산서는 부가가치세법이 발급 의무와 적을 사항을 정한 문서입니다. 사업자가 재화나 용역을 공급하면(면세 공급 제외) 공급하는 사업자의 등록번호와 성명 또는 명칭, 공급받는 자의 등록번호, 공급가액과 부가가치세액, 작성 연월일 등을 적은 세금계산서를 공급받는 자에게 발급해야 합니다(제32조제1항).
부가가치세법 제32조(세금계산서 등) ② 법인사업자와 대통령령으로 정하는 개인사업자는 제1항에 따라 세금계산서를 발급하려면 대통령령으로 정하는 전자적 방법으로 세금계산서(이하 “전자세금계산서”라 한다)를 발급하여야 한다.
③ 제2항에 따라 전자세금계산서를 발급하였을 때에는 대통령령으로 정하는 기한까지 대통령령으로 정하는 전자세금계산서 발급명세를 국세청장에게 전송하여야 한다.
같은 법 시행령 제68조는 여기서 말하는 개인사업자를 직전 연도 사업장별 공급가액(면세공급가액 포함) 합계가 8천만 원 이상인 개인사업자로 정하고, 그 해의 다음 해 제2기 과세기간(7월 1일부터)부터 전자세금계산서를 발급하게 합니다.
이 작성기로 만든 청구서는 세금계산서나 전자세금계산서를 대신하지 않으며, 국세청에 전송되지도 않습니다. 세금계산서를 발급해야 하는 거래라면 청구서와 별개로 발급하고, 청구서에는 받을 금액과 입금 계좌·지급 기한을 안내합니다.
견적서·거래명세서와 다른 점
네 문서 모두 품목·금액 표를 쓰지만 거래의 어느 때에 무엇을 위해 쓰는지가 다릅니다. 거래 전의 견적이나 납품 때의 확인 문서가 필요하면 견적서·거래명세서 작성기를 씁니다.
| 문서 | 쓰는 때 | 하는 일 |
|---|---|---|
| 견적서 | 거래 전 | 이 가격에 공급할 수 있다는 제안 (유효기간) |
| 거래명세서 | 물건을 넘기거나 일을 마칠 때 | 실제로 거래한 품목·수량·금액 확인 (인수자 서명) |
| 세금계산서 | 공급 시기에 맞춰 | 부가가치세법이 정한 사항을 적어 발급, 전자세금계산서는 국세청 전송 |
| 청구서 | 대금을 받을 때 | 받을 금액과 입금 계좌·지급 기한 안내 |
보내기 전 확인할 것
- 계좌번호·예금주: 작성기는 계좌번호에 숫자·하이픈 밖의 글자가 있는지만 봅니다. 은행 앱이나 통장에서 번호와 예금주를 한 번 더 확인합니다.
- 지급 기한: 받는 회사의 지급일(예: 매월 25일)이 정해져 있으면 그에 맞춰 적고, 청구일보다 앞서지 않게 합니다. 작성기는 지급 기한이 청구일보다 이르면 안내 문구를 보여 줍니다.
- 사업자등록번호: 적었다면 숫자 10자리인지 봅니다. 실제 등록 여부나 휴업·폐업은 확인하지 않습니다.
- 프리랜서 원천징수: 원천징수대상 사업소득을 지급하는 사업자 등은 지급액의 3%를 소득세로 원천징수하고(소득세법 제127조·제129조), 그 소득세의 10%를 개인지방소득세로 함께 특별징수합니다(지방세법 제103조의13). 흔히 말하는 3.3%이며 지급하는 쪽이 떼는 것이라, 청구서에는 약정한 금액을 적습니다. 계약서에 대금과 원천징수를 미리 적어 두려면 프리랜서 계약서를 참고합니다.
인쇄·PDF·DOCX로 저장하기
- 인쇄·PDF 저장: 인쇄 창이 열리면 프린터를 고르거나 "PDF로 저장"을 고릅니다. 용지는 A4, 배율은 100%(기본값)로 두고, 날짜·주소가 찍히지 않게 "머리글과 바닥글"은 끕니다. 메일로 보낼 때는 PDF로 저장해 붙이면 받는 쪽에서 모양이 바뀌지 않습니다.
- DOCX 내려받기: 워드(Microsoft Word) 형식 파일로 저장합니다. 화면 미리보기와 같은 내용으로 맑은 고딕 글꼴, A4 용지, 여백 25mm, 표 테두리가 들어가며, 한컴오피스에서는 한워드로 열립니다. 워드에서는 금액이 다시 계산되지 않으니 숫자는 작성기에서 고칩니다.
- 도장·서명 이미지: "PNG 넣기"로 고른 이미지는 청구인 (인) 자리에 얹혀 미리보기·인쇄·DOCX에 함께 들어갑니다. 도장 이미지가 없다면 도장 만들기에서 투명 배경 PNG를 만들 수 있지만, 이런 이미지는 인감 효력이 없는 디자인용입니다.
- 개인정보: 입력한 계좌·거래처 정보와 도장 이미지는 서버로 보내지 않고 브라우저 안에서만 문서로 만듭니다. 자동 저장하지 않으므로 탭을 닫으면 사라집니다.
자주 묻는 질문
청구서와 인보이스는 같은 문서인가요?▾
국내 거래에서 "인보이스"는 영어 invoice를 그대로 옮긴 말로, 받을 대금과 그 내역을 적어 보내는 청구서와 같은 뜻으로 많이 씁니다. 다만 수출입 통관에 쓰는 송품장은 다른 서류입니다. 관세법 시행령은 송품장을 수입 물품 가격신고 때 내는 과세자료로 정하고 있으며(제15조제5항), 이 작성기는 국내 거래용 한글 청구서를 만듭니다.
청구서가 세금계산서를 대신하나요?▾
아닙니다. 세금계산서는 사업자가 재화나 용역을 공급할 때 부가가치세법 제32조가 정한 사항을 적어 공급받는 자에게 발급하는 문서이고, 법인사업자와 직전 연도 사업장별 공급가액(면세공급가액 포함) 합계가 8천만 원 이상인 개인사업자는 전자세금계산서로 발급해 국세청에 전송해야 합니다. 이 작성기로 만든 청구서는 세금계산서가 아니고 국세청에 전송되지도 않으므로, 세금계산서를 발급해야 하는 거래라면 따로 발급합니다.
사업자가 아닌 개인(프리랜서)도 쓸 수 있나요?▾
쓸 수 있습니다. 사업자등록번호와 대표자 칸은 비워 두면 문서에서 빈칸이 되고 서명 줄에는 이름만 들어갑니다. 부가세를 받지 않는 청구라면 부가가치세를 "면세·부가세 없음"으로 고릅니다. 이때 청구 금액 칸 이름은 "(부가세 없음)"이 되고 품목 표에서 세액 열이 빠집니다.
프리랜서 대금에서 3.3%를 빼고 적어야 하나요?▾
원천징수는 대금을 지급하는 쪽이 하는 일입니다. 소득세법 제127조제1항은 원천징수대상 사업소득을 지급하는 사업자 등에게 소득세를 원천징수하게 하고, 제129조제1항제3호는 그 세율을 100분의 3으로 정하며, 지방세법 제103조의13은 원천징수하는 소득세의 100분의 10을 개인지방소득세로 함께 특별징수하게 합니다. 그래서 청구서에는 약정한 대금을 적고, 원천징수 뒤 실제로 받을 금액을 밝히고 싶으면 비고에 적습니다.
부가세 별도와 포함은 어떻게 고르나요?▾
약정한 단가가 부가세를 뺀 금액이면 "별도"를 고릅니다. 공급가액에 10%를 세액으로 더해 청구 금액을 냅니다. 단가에 부가세가 이미 들어 있으면 "단가에 포함"을 고르고, 금액의 110분의 10을 세액으로 나눠 적습니다. 원 미만 끝수는 기본으로 버리고 반올림으로 바꿀 수 있습니다.
계좌번호가 맞는지 확인해 주나요?▾
형식만 봅니다. 숫자와 하이픈(-) 밖의 글자가 있으면 안내 문구를 띄우지만, 은행별 자릿수나 실제 계좌·예금주가 맞는지는 확인하지 않습니다. 잘못 적힌 계좌로 돈이 가지 않도록 보내기 전에 통장이나 은행 앱에서 한 번 더 확인합니다.
워드나 한글에서 고칠 수 있나요?▾
DOCX 내려받기를 누르면 Microsoft Word 형식 파일이 저장되어 워드에서 열어 고칠 수 있습니다. 한컴오피스에서는 DOCX를 한워드로 엽니다. 워드에서 수량이나 단가를 고쳐도 금액은 다시 계산되지 않으므로, 숫자를 바꿀 때는 이 작성기에서 고친 뒤 다시 내려받는 편이 정확합니다.
입력한 계좌·거래처 정보는 어디에 저장되나요?▾
저장하지 않습니다. 입력한 내용은 서버로 보내지 않고 이 브라우저 안에서만 미리보기·인쇄·DOCX로 만들며, 자동 저장도 하지 않아 탭을 닫거나 새로 고치면 사라집니다. 도장 이미지도 브라우저 안에서만 씁니다.
낱말 뜻은 국립국어원 표준국어대사전의 「청구서」 표제어를, 법령은 국가법령정보센터의 현행 부가가치세법(제5조·제32조·제34조), 같은 법 시행령(제68조), 소득세법(제127조·제129조), 지방세법(제103조의13), 관세법 시행령(제15조)을 확인했습니다(2026년 10월 확인). 청구서 내용은 브라우저 안에서만 문서로 만들며 서버로 전송되지 않습니다.