업무일지란
업무일지는 직장에서 맡은 일을 날마다(또는 주마다) 무엇을 했고 다음에 무엇을 할지 적어 두는 기록입니다. 표준국어대사전은 업무(業務)를 "직장 같은 곳에서 맡아서 하는 일", 일지(日誌)를 "그날그날의 일을 적은 기록. 또는 그런 책"으로 풀이합니다. 팀장에게 하루 업무를 보고하는 데 쓰기도 하고, 혼자 쓰면서 한 일을 돌아보고 다음 날 계획을 세우는 데 쓰기도 합니다.
업무일지는 한 사람이 자기 업무를 적는 문서라는 점에서 여러 사람이 모여 정한 일을 적는 회의록과 다릅니다. 회의에서 맡은 할 일은 회의록에 담당·기한으로 적고, 그 일을 실제로 처리한 내용은 각자의 업무일지에 적는 식으로 함께 씁니다. 회사가 정한 업무일지 서식이나 사내 시스템이 있으면 그것을 먼저 쓰고, 없을 때 이 양식으로 만듭니다.
업무일지 쓰는 법
업무일지는 읽는 사람이 한 줄만 보고 무엇을 어디까지 했는지 알 수 있어야 합니다. 위 작성기에서 칸을 채우면 아래 구성의 A4 문서가 만들어지고, 비워 둔 칸은 손으로 적을 빈칸으로 남습니다. 작성자와 한 일·할 일을 모두 비우면 줄이 넉넉한 빈 양식으로 인쇄할 수 있습니다.
| 항목 | 쓰는 요령 |
|---|---|
| 결재란 | 결재를 받는 업무일지라면 넣고 직위를 회사 결재선에 맞게 고칩니다. 혼자 쓰는 기록이면 뺍니다. |
| 부서·작성자·날짜 | 날짜 뒤에는 요일이 자동으로 붙습니다. 주간은 월요일부터의 기간이 들어갑니다. |
| 오늘 한 일 | 한 일을 하나씩 적고 진행률·소요 시간·비고를 붙입니다. 끝난 일과 진행 중인 일을 진행률로 구분할 수 있습니다. |
| 내일 할 일 | 다음 날 할 일을 기한과 함께 적습니다. 오늘 끝내지 못한 일은 여기로 옮깁니다. |
| 이슈·특이사항 | 지연, 문제, 윗사람이 알아야 할 일, 도움이 필요한 일입니다. 없으면 비워 둡니다. |
- 한 줄에 한 가지 일: 여러 일을 한 줄에 묶으면 진행률과 소요 시간을 매기기 어렵습니다.
- 결과가 보이게: "처리함"보다 건수·대상·결과를 적습니다. 숫자는 나중에 다시 확인할 때 가장 쓸모 있습니다.
- 끝내지 못한 일은 다음 할 일로: 진행률이 100%가 아닌 일은 내일(다음 주) 할 일에 옮겨 적어 빠뜨리지 않게 합니다.
업무일지 예시
같은 일을 적어도 무엇을 적느냐에 따라 읽는 사람이 얻는 정보가 다릅니다. 왼쪽처럼 쓰면 다시 물어봐야 하고, 오른쪽처럼 쓰면 일지만 보고 상황을 알 수 있습니다.
| 흐린 기록 | 분명한 기록 |
|---|---|
| 거래처 업무 처리 | 가나상사 주문 3건 등록·출고 요청 (100%, 1시간 30분) |
| 정산 작업 | 10월 매출 정산표 작성 — 거래처 12곳 가운데 7곳 입력 (60%) |
| 내일 정산 계속 | 매출 정산표 나머지 5곳 입력 후 팀장 확인 — 10/14 오전 |
아래는 영업지원 담당자의 하루를 예로 든 일일 업무일지의 "오늘 한 일" 표입니다.
| No | 업무 내용 | 진행률 | 소요 시간 | 비고 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 가나상사 주문 3건 등록·출고 요청 | 100% | 1시간 30분 | 출고 10/13 |
| 2 | 10월 매출 정산표 작성 | 60% | 2시간 30분 | |
| 3 | 신규 거래처 견적 회신 | 100% | 45분 | |
| 4 | 주간 회의 참석 | 100% | 1시간 | 회의록 공유 |
| 소요 시간 합계 | 5시간 45분 | |||
일일 업무일지와 주간 업무일지
| 일일 업무일지 | 주간 업무일지 | |
|---|---|---|
| 기간 | 하루 (날짜 뒤에 요일) | 그 주 월요일부터 월~금, 주말 포함이면 월~일 |
| 한 일 | 한 일마다 진행률·소요 시간·비고, 소요 시간 합계 | 요일마다 한 일과 비고 |
| 할 일 | 내일 할 일 | 다음 주 할 일 |
| 어울리는 경우 | 매일 보고하는 팀, 시간 단위로 일을 나누는 업무 | 주간 회의 전에 보고하는 팀, 하루 단위로 쪼개기 어려운 업무 |
주간 업무일지의 날짜 칸에서 아무 날이나 골라도 그 날짜가 든 주의 월요일로 맞춰지고, 표의 각 줄에 "10/12(월)"처럼 날짜와 요일이 붙습니다. 토요일이나 일요일에도 일했다면 주말 줄 넣기를 켭니다.
진행률·소요 시간 적기
- 진행률: 0~100 사이 숫자로 적고 %는 붙여도 되고 빼도 됩니다. 사람마다 기준이 다르지 않게 "초안 50%, 검토 반영 80%, 완료 100%"처럼 팀에서 단계를 정해 두면 좋습니다.
- 소요 시간: 1:30, 1.5, 90분, 1시간 30분을 모두 읽어 문서에는 "1시간 30분"으로 넣습니다. 숫자만 적으면 시간으로 읽으므로 "2"는 2시간입니다. 표 아래 합계 칸에 오늘 적은 소요 시간이 모두 더해집니다.
- 근무시간과는 따로: 업무일지의 소요 시간은 일마다 어림한 값이라 출퇴근 기록과 꼭 맞지는 않습니다. 출근·퇴근 시각과 휴게 시간으로 실제 근무시간을 따지려면 근무시간 계산기를 씁니다.
인쇄·PDF·DOCX·엑셀로 저장하기
- 인쇄·PDF 저장: 인쇄 창이 열리면 프린터를 고르거나 "PDF로 저장"을 고릅니다. 용지는 A4, 배율은 100%(기본값)로 두고, 날짜·주소가 찍히지 않게 "머리글과 바닥글"은 끕니다. 설명·버튼·광고는 인쇄되지 않고 업무일지만 A4에 나옵니다.
- DOCX 내려받기: 워드(Microsoft Word) 형식 파일로 저장합니다. 화면 미리보기와 같은 내용으로 맑은 고딕 글꼴, A4 용지, 여백 25mm, 표 테두리가 들어가며, 워드에서 열어 다음 날 일지로 고쳐 쓸 수 있습니다. 한컴오피스에서는 한워드로 열립니다.
- 엑셀(xlsx)로 저장: 업무일지와 같은 칸 구성의 엑셀 시트를 만듭니다. 진행률은 백분율, 소요 시간은 [h]:mm 형식의 시간 칸이고, 합계 칸은 SUM 수식이라 엑셀에서 시간을 고치면 합계도 바뀝니다. 인쇄는 A4 폭에 맞춰지도록 설정되어 있습니다.
- 개인정보: 입력한 내용은 서버로 보내지 않고 브라우저 안에서만 문서로 만듭니다. 자동 저장하지 않으므로 탭을 닫으면 사라집니다.
자주 묻는 질문
업무일지는 매일 써야 하나요?▾
회사나 팀이 정한 방식을 따릅니다. 하루 단위로 보고하는 곳은 일일 업무일지를, 한 주를 묶어 보고하는 곳은 주간 업무일지를 씁니다. 이 작성기는 위 탭으로 일일과 주간을 바꿀 수 있고, 결재란·부서·작성자는 두 양식이 함께 씁니다.
업무일지와 업무 보고서는 무엇이 다른가요?▾
업무일지는 그날(그 주)에 한 일과 다음에 할 일을 정해진 칸에 짧게 남기는 기록이고, 업무 보고서는 특정 업무의 결과나 문제를 정리해 판단을 받으려고 쓰는 문서입니다. 업무일지의 이슈·특이사항 칸에 적은 일이 커지면 따로 보고서를 쓰기도 합니다.
진행률은 어떻게 정하나요?▾
정해진 공식은 없고 팀이 함께 쓰는 기준을 정해 두는 편이 좋습니다. 예를 들어 "초안 작성 50%, 검토 반영 80%, 제출 100%"처럼 단계로 나누면 사람마다 숫자가 들쭉날쭉하지 않습니다. 작성기는 0~100 사이 숫자(% 붙여도 됨)를 받아 문서에 "80%"처럼 넣습니다.
소요 시간은 어떻게 적나요?▾
1:30(시:분), 1.5(시간), 90분, 1시간 30분 가운데 편한 방식으로 적으면 문서에는 "1시간 30분"처럼 고쳐 들어가고 합계가 계산됩니다. 숫자만 적으면 시간으로 읽으므로 30분은 "30분"이나 "0:30"으로 적습니다. 읽지 못한 값은 적은 그대로 들어가고 입력 폼 아래에 안내가 뜹니다.
엑셀로도 받을 수 있나요?▾
엑셀(xlsx)로 저장을 누르면 화면의 업무일지와 같은 칸으로 된 엑셀 파일이 만들어집니다. 진행률은 백분율 칸, 소요 시간은 시간 칸([h]:mm)이고 합계는 SUM 수식이라 엑셀에서 시간을 고치면 합계가 다시 계산됩니다. 엑셀에서 시간을 새로 적을 때는 1:30처럼 시:분으로 적습니다.
결재란은 꼭 넣어야 하나요?▾
아닙니다. 혼자 기록하는 업무일지라면 결재란 넣기를 끄면 부서·작성자·날짜만 들어갑니다. 결재를 받는다면 직위 칸을 회사 결재선에 맞게 고치고, 칸은 1~5칸까지 넣을 수 있습니다.
워드나 한글에서 고칠 수 있나요?▾
DOCX 내려받기를 누르면 Microsoft Word 형식 파일이 저장되어 워드에서 열어 고칠 수 있습니다. 한컴오피스에서는 DOCX를 한워드로 엽니다. 프로그램마다 글꼴과 줄 간격이 조금 다르게 보일 수 있으니, 고친 뒤에는 인쇄 미리보기로 쪽수를 확인하세요.
입력한 내용은 어디에 저장되나요?▾
저장하지 않습니다. 입력한 내용은 서버로 보내지 않고 이 브라우저 안에서만 미리보기·인쇄·DOCX·엑셀 파일로 만들며, 자동 저장도 하지 않아 탭을 닫거나 새로 고치면 사라집니다. 매일 쓰려면 DOCX나 엑셀로 저장해 두고 이어서 고치는 방법이 편합니다.
낱말 뜻은 국립국어원 표준국어대사전의 「업무」·「일지」 표제어를 확인했습니다(2026년 10월 확인). 진행률 단계와 예시는 이해를 돕기 위해 만든 것입니다. 입력한 내용은 브라우저 안에서만 문서로 만들며 서버로 전송되지 않습니다.